Офис по правилам Лин: Нужно ли это Вам?

УКЦ АББ: Насколько мне известно, что «бережливое производство» используются в производственной сфере и в сфере управления качеством. А как обстоит дело с внедрение Лин в работу офиса? Насколько это необходимо обычной компании?

Афанасьева С.В.: Прошло то время, когда принципы Лин использовались исключительно в тех сферах, которые вы упомянули. Интерес к внедрению принципов Лин в административной сфере, появившийся в последнее время, объясняется значительным увеличением доли сектора услуг во всем мире. Сейчас уже имеется достаточное количество историй успеха организации Лин Офиса в тех компаниях, которые активно внедряли данные принципы для сокращения потерь временных и материальных ресурсов, создавая таким образом такие процессы, которые бы обеспечивали максимальный выход. Преимущества Офиса Лин очевидны – это повышение эффективности административных процессов, сокращение затрат, выявление потерь, упрощение сложных процессов, быстрая обратная связь от Клиента, удержание полученных знаний в компании и соблюдение норм и правил в компании.

УКЦ АББ: Думаю, что нашим читателям будет интересно узнать на сколько внедрение принципов Лин в работу Офиса позволит увеличить эффективность?

Афанасьева С.В.: Внедрение Лин в административные процессы гарантирует увеличение эффективности, в некоторых случаях на 90%! Такие результаты возможно достичь при пересмотре процессов, их оптимизации и последующего внедрения отлаженных процессов в работу офиса. Отлаженные процессы напрямую или косвенно способствуют значительном сокращению затрат. Помимо сокращения временных затрат, что уже оптимизирует эффективность деятельности всей компании, Офис Лин также способствует сокращению прямых расходов и расходов на оплату трудовых ресурсов.

УКЦ АББ: На наших семинарах по эффективному управлению руководители компаний часто упоминают о так называемых «скрытых» процессах, которые являются причиной значительных затрат временных и материальных. Может ли внедрение Лин помочь в выявлении этих процессов?

Афанасьева С.В.: Безусловно! Скажу даже больше, что без внедрения Лин в административные процессы, очень трудно выявить «скрытые» процессы. Внедрение Лин в офисе позволяет в деталях проанализировать весь процесс изолированно от других и упростить его, простроить его таким образом, чтобы максимизировать выход процесса, не увеличивая при этом объем необходимых ресурсов. В первую очередь необходимо поставить вопрос: «Каким образом возникают потери?», а не объяснять потери человеческим фактором.

УКЦ АББ: Как именно Лин выявляет «скрытые» процессы и борется с ними?

Афанасьева С.В.: Внедрение Лин в административные процессы предусматривает создание документации по каждому процессу, что способствует его автоматизации. Благодаря тщательному анализу процессов и их автоматизации, устраняется высокий уровень зависимости процесса от сотрудников, одновременно устраняется и стресс. Знания о процессах и понимание их природы остается в компании, сотрудники работают по четкому графику и выполняют четко определенные действия.

УКЦ АББ: А как внедрение Лин отразится на Клиентах?

Афанасьева С.В.: Если компания регулярно имеет дело с клиентами, административные процессы по принципам Лин значительно сокращаются, соответственно, обратная связь от клиентов получается в максимально короткие сроки. Быстрая обратная связь может послужить улучшением репутации компании и со временем в повышении продаж и прибыльности компании в целом.

УКЦ АББ: Большое спасибо за содержательную беседу.

РЕКОМЕНДУЕМЫЕ СЕМИНАРЫ: