Корзина
43 отзыва
8 800 201 73 60
Знания для эффективного управления бизнесом!
  • УКЦ АББ
  • Статьи
  • Электронные трудовые книжки: что поверить в системе кадрового учета перед сдачей СЗВ-ТД

Электронные трудовые книжки: что поверить в системе кадрового учета перед сдачей СЗВ-ТД

Электронные трудовые книжки: что поверить в системе кадрового учета перед сдачей СЗВ-ТД
Появился новый отчет СЗВ-ТД, который нужно будет сдать не позднее 17 февраля 2020. Что нужно проверить при переходе на электронные трудовые книжки?

06.02.20

16 декабря 2019 года был принят закон о ведении электронных книжек (ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. N 439-ФЗ). В течении 2020 года работодатели и работники должны подготовиться к новым реалиям.

 

Что должен сделать работодатель в переходный период

 

Чтобы переход на систему электронных трудовых книжек прошёл без проблем, организации должны в течение 2020 года предпринять ряд несложных действий:

  • Подготовить, принять или изменить локальные нормативные акты, а при необходимости внести изменения в соглашения и коллективные договоры.
  • Подготовиться к тому, чтобы передавать сведения в ПФР через интернет, если не делали этого раньше. Можно выбрать любую система электронной отчётности.
  • До 30 июня  2020 года (включительно) письменно сообщить работникам об изменениях в законодательстве и праве работников выбрать бумажную или электронную трудовую книжку.

 

Рекомендуем назначить ответственных за уведомление работников, за ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде, за выдачу этих сведений по заявлению работников и за сдачу отчётности СЗВ-ТД в ПФР.

 

Когда нужно отчитываться по форме СЗВ-ТД

 

Пенсионный фонд опубликовал форму СЗВ-ТД. С ее помощью нужно отчитываться перед ПФР о трудовой деятельности персонала. 

По этой форме нужно сообщать в Пенсионный фонд данные о сотруднике, если:

  • работника приняли в организацию, перевели на другую постоянную работу или уволили;
  • он получил новую профессию, специальность или квалификацию;
  • он написал заявление о выборе формата трудовой книжки;
  • суд запретил сотруднику занимать определенную должность или заниматься определенной деятельностью;
  • организация переименовалась.

С 1 января представлять сведения следует до 15-го числа месяца, следующего за отчетным. При первой подаче сведений о работнике их необходимо дополнить информацией о его трудовой деятельности в организации на 1 января 2020 года. ПФР указал, что сообщать нужно только о последнем кадровом мероприятии.

С 2021 года данные о приеме и увольнении придется передавать не позднее рабочего дня, следующего после издания соответствующего приказа.

 

Что проверить в автоматизированной системе кадрового учета организации

 

Проверьте, соответствуют ли номера приказов в базе кадрового учета оригиналам приказов на бумажном носителе.

 

Если фамилия работника по паспорту содержит букву Ё, а в СНИЛС (соответственно, и в информационной базе) фамилия с буквой E, то нужно исправить это расхождение. В противном случае индивидуальный лицевой счет в ПФР и трудовая книжка с паспортом работника будут оформлены на два разных человека.

 

Если в компании есть льготные должности (например, предполагающие досрочное назначение пенсии), то их наименование нужно привести в строгое соответствие квалификационным справочникам/профессиональным стандартам.

 

Как можно работнику получить сведения о своём стаже

 

Работник сможет получить сведения о своём стаже тремя способами.

 

У работодателя по последнему месту работы

Если у сотрудника нет бумажной трудовой, работодатель должен будет выдать ему заверенные сведения о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде. Сделать это нужно будет в течение трёх рабочих дней после подачи заявления или в день прекращения трудового договора. Если  в день увольнения сотрудник за сведениями не пришёл, их нужно будет направить ему в бумажном виде заказным письмом с уведомлением.

Работодатель может сообщить данные только за тот период, когда сотрудник работал у него.

 

В Пенсионном фонде

Выдать сведения о трудовой деятельности могут как на бумаге, так и в электронном виде — с усиленной квалифицированной электронной подписью.

 

В МФЦ или на портале «Госуслуги»

МФЦ будет выдавать сведения только на бумаге, «Госуслуги» — только в электронном виде.

 

 

 

 

 

 

 

Другие статьи