Корзина
32 отзыва
+7 (499) 390-31-30
Знания для эффективного управления бизнесом!
24 октября - Международный день без бумаги

24 октября - Международный день без бумаги

«Научимся использовать бумагу рационально!» — таков основной тезис международной «безбумажной» кампании, которая проходит каждый четвертый четверг октября по всему миру.

23.10.13

Цель Международного дня без бумаги (World Paper Free Day) — показать на реальных примерах, как и с помощью каких технологий каждая организация может внести вклад в сохранение природных ресурсов.

Уникальность акции в том, что она приносит пользу не только природе, но и бизнесу. Использование технологий электронного документооборота, оптимизация бизнес-процессов в компаниях позволяют организациям постепенно сокращать расходы на печать, хранение и транспортировку бумаги.

 

СОВЕТЫ И РЕКОМЕНДАЦИИ

Для сотрудников

Не печатайте и не копируйте документы, если в этом нет острой необходимости.

Посмотрите внимательно свой рабочий стол. Все ли черновики, документы или бумаги на нем нужны вам в печатном виде? По возможности сканируйте документы и работайте с ними в электронном формате.

Если все-таки надо что-то напечатать, проверьте документ перед отправкой на печать.
Это позволит избежать печати дополнительных, исправленных версий. Финальный документ рекомендуем хранить в формате PDF во избежание внесения случайных изменений.

Собирайте и утилизируйте бумагу, которая остается в офисе. Переработка отходов, черновиков, ненужных документов, не подлежащих хранению, также позволит «спасти» определенное количество деревьев.

Старайтесь переводить всю бумажную почту и любые рабочие материалы в цифровой формат, чтобы конечный адресат получал ее в электронном виде.

Подумайте, какие еще безбумажные технологии, кроме сканирования, вы можете использовать, чтобы упростить свою работу. К примеру,  вести протокол совещания или встречи удобнее сразу на планшете или смартфоне.

Делитесь с коллегами полезной информацией и статистикой, интересными сервисами и приложениями, которые позволят отказаться от печати документов.

 

Для бизнеса

Присмотритесь внимательнее к рабочим процессам. Продумайте, как изменить их, чтобы использовать бумагу только в случае крайней необходимости.

Используйте веб-интерфейсы и автоматические электронные формы для ввода данных вместо бумажных анкет, форм и бланков, где это возможно.

Выгрузите статистику производительности из принтеров, сканеров и МФУ, установленных в компании, и ведите учет расхода бумаги и отсканированных документов. Это поможет отслеживать реальные расходы на бумажный документооборот, а, следовательно, принимать меры по его сокращению.

Используйте единые хранилища данных и инструменты коллективной работы над такими документами, как договоры, маркетинговые материалы или любые форматы, требующие согласование нескольких лиц. Чаще используйте технологии web 2.0., например, порталы, вики или корпоративные блоги, для внутренней коммуникации в компании и совместной работы. Это позволит сократить количество дублирующих версий документа.

Заведите регулярную практику совещаний с вашими коллегами на предмет того, как можно улучшить процессы  в компании. Проявляйте инициативу по  оптимизации работы.

Разработайте и сделайте корпоративным стандартом такие активности как сбор и утилизация бумаги, которая остается в офисе. Переработка отходов, черновиков, ненужных документов, не подлежащих хранению, позволит «спасти» определенное количество деревьев.

Введите правила поощрения  самых активных  сотрудников, стремящихся к оптимизации расхода бумаги.  Награды, игровые сценарии и рейтинги смогут дополнительно мотивировать команду.

Разрабатывайте инструменты безбумажной коммуникации с контрагентами за счет электронных приложений и сервисов.

Узнавайте больше о новых технологиях, вносите постепенный вклад в обучение Ваших коллег и партнеров технологиям ECM.

Проанализируйте новинки в области мобильных устройств (портативные сканнеры, планшеты, смартфоны и т д.) и используйте их преимущества для продвижения безбумажных технологий и поддержки СЭД и ЕСМ-решений в компании.

 

Очевидно, что полный отказ от бумажных документов является недостижимым и ненужным. Но, осваивая современные технологии в области ИТ и управления информацией, можно добиться весомого вклада в экономию ресурсов, как на уровне компании (государства), так и в практике каждого отдельного человека.

Международный день без бумаги — это отличный повод поделиться опытом в использовании безбумажных технологий и рассказать другим, о том, как можно вносить ежедневный посильный вклад в защиту экологии с пользой для бизнеса и жизни.

Для того, чтобы поддержать Международный день без бумаги, компаниям достаточно рассказать о своем опыте партнерам, клиентам, сотрудникам через собственные информационные ресурсы, СМИ, официальную группу Дня без бумаги в социальных сетях. Поддержать акцию может также любой человек, рассказав о своем личном примере через социальные средства коммуникации с помощью хештега #ДеньБезБумаги.

По материалам http://www.docflow.ru

Предыдущие новости