Деловая переписка

Семинар ориентирован на менеджеров компаний, ведущих деловую переписку, специалистов секретариата, общего отдела, ассистентов и личных помощников руководителей.

 

ПРОГРАММА СЕМИНАРА

Особенности письменных коммуникаций. Внешние и внутренние  коммуникации организации. Причины потери информации. Коммуникационные барьеры и способы их минимизации.

Внешняя переписка. Деловое письмо как эффективный инструмент организации и поддержания деловых контактов.  Классификация писем по различным признакам.
Служебные письма: сопроводительные, циркулярные, гарантийные,  письма-просьбы, напоминания; нерегламентированные, этикетные и др. Коммерческие  письма: запрос, оферта, претензия и предъявляемые к ним требования. Содержание и оформление оферты. Рекомендации Всемирной торговой организации (ВТО.)
Требования к управленческой информации. 

Внутренняя переписка. Докладные, служебные, объяснительные записки

Язык и стиль служебных документов. Требования к тексту.

Употребление специальной лексики: термины, профессионализмы, жаргонизмы. Архаизмы, неологизмы, заимствованные слова. Обеспечение однозначности текста:  предметная и коммуникативная точность.
Особенности официально-делового стиля. Формирование системы стандартных языковых моделей, отражающих типовые управленческие  ситуации.  Широкое использование в деловой практике языковых формул (клише), типовых текстов,  таблиц и трафаретов.

Нормативный, коммуникативный и этический аспекты культуры письменной речи.

Работа над составлением текста: определение целей и оценка ожиданий адресата; подбор аргументов,  выбор очередности. Способы убеждения, ориентация на взаимную выгоду. Логические ударения. Информационная роль порядка слов в предложении.

Грамматика официально-деловой письменной речи: использование страдательных конструкций, семантика.  Нормы управления, ограниченная сочетаемость слов.

Одноаспектные и многоаспектные документы.   Структура и композиция текста, методы изложения.  Метод АИДА. Сообщение негативной информации, отрицательного ответа. Индуктивный и дедуктивный метод подачи информации.
Редактирование.   Типичные ошибки документов: неразличение паронимов, синонимов;  речевая избыточность, плеоназмы и тавтология; неправильное употребление предлогов.  Анализ практических ошибок.
Правильное оформление документов – необходимое условие повышения их эффективности и  формирования положительного имиджа организации. Обеспечение юридической силы документа.

Требования ГОСТ Р-6.30-2003. Правила оформления реквизитов официального документа.
Дизайн документа как средство повышения его эффективности. Общие правила оформления машинописных работ: шрифты, интервалы, абзацное членение, рубрикация структурно сложных текстов, сокращения,  оформление числительных, дат.
Особенности оформления документов, содержащих конфиденциальные сведения.
Этические нормы деловой переписки. Необходимость своевременного ответа. «Этикетная рамка». Виды обращений и заключительных формул вежливости.  Способы  убеждения партнеров. Вербальные средства воздействия на адресата. Способы выражения просьб, отказов, претензий. Учет  статуса получателя и взаимоотношений с ним; уровень формальности документа. Приемы эффективной подачи информации Психологические особенности установления контакта с партнером. Правила составления ответного письма.  Особенности переписки по электронной почте.  «Сетикет».

ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ:

Анализ ошибок в составлении текстов и в оформлении документов.
Редактирование текста  служебной записки, письма.
Разбор вариантов, предлагаемых слушателями.
Упражнения  по стилистике
Кейсы «испорченный телефон»; «Перевод с русского на русский»; «Композиция»
 

Продолжительность: 8 ак.ч