С недавних пор простое уничтожение документов с персональными данными стало недостаточным. Законодательство ввело обязательную процедуру документального оформления процесса уничтожения. Давайте разберем все нюансы этого процесса.

Уничтожение персональных данных представляет собой особую форму их обработки, в ходе которой обеспечивается полная невозможность восстановления информации: как в информационных системах, так и на материальных носителях.

Операторы (организации и ИП, работающие с персональными данными) обязаны уничтожить данные в следующих случаях:
- При обнаружении незаконности получения данных или их несоответствия заявленным целям обработки
- В случае выявления неправомерной обработки, которую нельзя легализовать
- После выполнения целей обработки данных
- При отзыве согласия субъектом, если данные больше не нужны для обработки
- По требованию субъекта о прекращении обработки его данных

Основные сроки уничтожения:
- Стандартный срок - 30 дней (при достижении целей обработки или отзыве согласия)
- В особых случаях могут применяться сокращенные сроки

Особые условия определения сроков:
- Возможность установления иных сроков в договоре между оператором и субъектом
- При отсутствии согласия субъекта на обработку
- В случаях, предусмотренных другими федеральными законами

Важно: если оператор не может уничтожить данные в установленные сроки, он обязан:
- Блокировать доступ к данным
- Уничтожить их в течение 6 месяцев

При передаче данных третьим лицам необходимо:
- Включать в договор условие об уничтожении после окончания обработки
- Прописывать обязательства по уничтожению в соглашении о конфиденциальности

Таким образом, организация должна:
- Своевременно выявлять основания для уничтожения данных
- Соблюдать установленные сроки
- Документально фиксировать процесс уничтожения
- Контролировать выполнение требований при работе с контрагентами

С 1 марта 2023 года вступил в силу обновленный порядок подтверждения уничтожения персональных данных, утвержденный Роскомнадзором. Теперь процедура зависит от способа обработки информации:

Для ручной обработки (без использования техники):
- Достаточно составить акт об уничтожении ПДн

Для автоматизированной обработки:
- Требуется выгрузка из журнала регистрации событий
- Акт об уничтожении дополняет выгрузку недостающими сведениями

При смешанной обработке:
- Необходима выгрузка из журнала
- Акт об уничтожении материальных носителей
- Включение в акт сведений, отсутствующих в выгрузке

Важные требования к документации:
- Акт и выгрузка должны содержать полную информацию согласно установленным требованиям
- Технические ограничения позволяют переносить данные из выгрузки в акт

Все подтверждающие документы хранятся 3 года