Аренда транспортного средства у сотрудника: как оформить правильно и избежать рисков

Организация может заключить с сотрудником договор аренды транспортного средства (ТС) — как с экипажем, так и без него. Выбор зависит от того, будет ли сам сотрудник управлять автомобилем и оказывать услуги по его эксплуатации.

Форма и существенные условия договора

Письменная форма обязательна

Договор аренды ТС — с экипажем или без — должен быть заключён в письменной форме, независимо от срока действия.
Допускается:

• единый подписанный документ;

• обмен письмами или электронными документами (с ЭЦП).

📌 Важно: несоблюдение письменной формы не делает договор недействительным, но лишает сторону права ссылаться на свидетельские показания при подтверждении условий сделки (ст. 162 ГК РФ).

Обязательные условия договора

1. Объект аренды
   Должны быть указаны идентифицирующие характеристики ТС:

   • марка, модель;

   • VIN;

   • государственный регистрационный знак;

   • ПТС (копия прилагается).

2. Срок аренды
   Если срок не указан — договор считается заключённым на неопределённый срок (ст. 610 ГК РФ). В этом случае любая сторона может расторгнуть его, предупредив за 30 дней.

3. Арендная плата
   Должны быть чётко прописаны:

   • размер платы;

   • порядок и сроки выплаты;

   • способ оплаты (наличный, безналичный).

Важно! В договоре с экипажем необходимо указать:

• состав экипажа (если не один);

• порядок подчинения;

• ответственность за нарушение условий.

Ключевые риски и как их избежать

1. Риск переквалификации в трудовой договор

Если сотрудник управляет автомобилем по договору аренды с экипажем, существует высокий риск, что суд или контролирующие органы (ФНС, прокуратура) переквалифицируют отношения в трудовые.

Признаки трудовых отношений:

• постоянная работа;

• подчинение внутреннему распорядку;

• контроль со стороны работодателя;

• выполнение трудовой функции, а не результата.

Последствия переквалификации:

• начисление страховых взносов на всю сумму арендной платы;

• доначисление НДФЛ (если не был удержан);

• штрафы по НК и КоАП;

• претензии со стороны трудовой инспекции.

Как минимизировать риск:

• Чётко формулируйте в договоре: гражданско-правовые отношения, а не трудовые.

• Не включайте формулировки из ТК РФ («должностные обязанности», «подчинение», «график»).

• Укажите конкретный результат (например, «доставка груза по маршруту»), а не процесс.

• Ограничьте срок действия договора (например, на 1–6 месяцев).

• Не устанавливайте дисциплинарной ответственности.

✅ Совет: при заключении договора с экипажем — оформите дополнительное соглашение о предоставлении ТС, а не смешивайте функции водителя и собственника.

2. Налоговые риски

3. Риски при оформлении документов

• Путевые листы:
  При аренде без экипажа, если автомобилем управляет сотрудник организации, путевой лист оформлять не обязательно. Однако для подтверждения расходов (ГСМ, амортизация) рекомендуется вести журнал учёта служебных поездок в произвольной форме.

• Документальное подтверждение расходов:
  Для признания арендной платы расходом нужны:

  • договор аренды;

  • акт приёма-передачи ТС;

  • платёжные документы (выписка, квитанция).

Вывод:
Аренда ТС у сотрудника — возможна, но требует аккуратного подхода.
Без экипажа — безопаснее.
С экипажем — только при чётком оформлении и отсутствии признаков подчинённости.
Главное — не смешивать функции собственника и работника.

Правовые нормы, регулирующие рассматриваемую ситуацию:

1. ГК РФ: ст. 606, 608, 632–637, 642–647 — общие положения об аренде ТС;

2. НК РФ: ст. 224 (НДФЛ), ст. 250 п. 8 (доходы), ст. 252 (расходы);

3. ТК РФ: ст. 19.1 (признаки трудовых отношений), ст. 137 (удержания);

4. ФЗ № 27-ФЗ — сведения о договорах ГПХ;

5. Практика ВС РФ: Определение № 308-КГ17-15395 — критерии разграничения ГПХ и трудовых отношений;

6. Арбитражная практика: Постановления АС СКО № Ф08-8594/17, Ф08-3727/17 — подтверждение рисков переквалификации.
   

______________

Важная информация для посетителей сайта

Представленная информация отражает действующее законодательство на момент публикации.

Для принятия значимых решений необходимо проверять актуальность норм на текущий момент.

Наши специалисты готовы предоставить:

• Комплексную юридическую консультацию

• Экспертную оценку ситуации

• Актуальную информацию по налоговым вопросам

• Индивидуальные рекомендации с учетом вашей ситуации

Квалифицированная помощь доступна через:

• Консультации профессиональных юристов

• Услуги опытных налоговых консультантов

• Детальный анализ вашей ситуации

• Подготовку необходимых документов

Рекомендация:

Перед принятием важных решений всегда обращайтесь за профессиональной консультацией для получения актуальной и достоверной информации.