Аренда транспортного средства у сотрудника: как оформить правильно и избежать рисков

Организация может заключить с сотрудником договор аренды транспортного средства (ТС) — как с экипажем, так и без него. Выбор зависит от того, будет ли сам сотрудник управлять автомобилем и оказывать услуги по его эксплуатации.

✅ Форма и существенные условия договора

Письменная форма обязательна

Договор аренды ТС — с экипажем или без — должен быть заключён в письменной форме, независимо от срока действия.
Допускается:

• единый подписанный документ;

• обмен письмами или электронными документами (с ЭЦП).

📌 Важно: несоблюдение письменной формы не делает договор недействительным, но лишает сторону права ссылаться на свидетельские показания при подтверждении условий сделки (ст. 162 ГК РФ).

Обязательные условия договора

1. Объект аренды
   Должны быть указаны идентифицирующие характеристики ТС:

   • марка, модель;

   • VIN;

   • государственный регистрационный знак;

   • ПТС (копия прилагается).

2. Срок аренды
   Если срок не указан — договор считается заключённым на неопределённый срок (ст. 610 ГК РФ). В этом случае любая сторона может расторгнуть его, предупредив за 30 дней.

3. Арендная плата
   Должны быть чётко прописаны:

   • размер платы;

   • порядок и сроки выплаты;

   • способ оплаты (наличный, безналичный).

Правовые нормы, регулирующие рассматриваемую ситуацию:

1. Статья 606 Гражданского кодекса Российской Федерации (ГК РФ) - Понятие договора аренды.

2. Статья 608 ГК РФ - Арендодатель.

3. Статья 632 ГК РФ - Договор аренды транспортного средства с экипажем.

4. Статья 633 ГК РФ - Форма договора аренды транспортного средства с экипажем.

5. Статья 635 ГК РФ - Обязанности арендодателя по договору аренды транспортного средства с экипажем.

6. Статья 642 ГК РФ - Договор аренды транспортного средства без экипажа.

7. Статья 643 ГК РФ - Форма договора аренды транспортного средства без экипажа.

8. Статья 646 ГК РФ - Обязанности арендатора по договору аренды транспортного средства без экипажа.

9. Статья 137 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) - Удержания из заработной платы.

10. Статья 19.1 ТК РФ - Признание отношений трудовыми.

11. Пункт 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (НК РФ) - Расходы.

12. Пункт 8 статьи 250 НК РФ - Внереализационные доходы.

13. Статья 224 НК РФ - Налоговая ставка.

14. Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации" (в части сведений о заключении и прекращении договоров ГПХ).

15. Определение Верховного Суда РФ от 30.10.2017 № 308-КГ17-15395.

16. Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 20.11.2017 № Ф08-8594/17 по делу № А32-1706/2017.

17. Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 27.06.2017 № Ф08-3727/17 по делу № А53-27263/2016.