Учёт транспорта: нормы, правила, требования. Отвечаем на вопросы клиентов (1 часть)

В рамках семинара "Транспортные средства – учет от оприходования до выбытия в 2025 году" от участников поступили интересные вопросы, ответы на которые мы публикуем.

Вопрос 1: Пересмотр СПИ полностью амортизированного объекта в БУ и НУ

Вопрос:
Транспортное средство полностью самортизировано как в бухгалтерском (БУ), так и в налоговом учете (НУ), но продолжает эксплуатироваться. Требуется ли пересмотр срока полезного использования (СПИ) в конце отчётного года?

Ответ:
Пересмотр СПИ осуществляется в бухгалтерском и налоговом учете на разных основаниях.

Бухгалтерский учет:
Согласно п. 37 ФСБУ 6/2020 «Основные средства», элементы амортизации, включая СПИ, подлежат пересмотру в конце каждого отчётного периода или при изменении условий эксплуатации.
Изменения отражаются перспективно: амортизация начисляется по новым параметрам, начиная с месяца, следующего за месяцем признания изменения. Перерасчёт за предыдущие периоды не производится.
Изменения признаются как изменения оценочных значений (п. 2, 4 ПБУ 21/2008).

Налоговый учет:
Согласно п. 1 ст. 258 НК РФ, СПИ может быть увеличен только в случае реконструкции, модернизации или технического перевооружения, повлекших продление срока службы.
Иные основания для пересмотра СПИ в налоговом учете не предусмотрены.
Новый СПИ не должен превышать предельные сроки, установленные для соответствующей амортизационной группы.

Вывод:
В бухучете пересмотр СПИ возможен ежегодно и при изменении условий. В налоговом учете — только после модернизации.

Вопрос 2: Обязательность путевого листа и медосмотра при использовании личного автомобиля

Вопрос:
Сотрудник принимается на работу с использованием личного автомобиля, характер работы — разъездной. Обязательны ли электронный путевой лист и предрейсовый медицинский осмотр?

Ответ:
Обязательность зависит от вида деятельности и трудовой функции сотрудника.

1. Путевой лист:

Согласно п. 3 Приказа Минтранса РФ от 28.09.2022 № 390, путевой лист обязателен при осуществлении перевозок пассажиров, багажа и грузов.
Для служебных поездок сотрудников, не связанных с коммерческими перевозками (например, менеджер по продажам), оформление путевого листа не требуется.
Электронная форма обязательна только для транспорта, участвующего в пассажирских и грузовых перевозках (с 1 июня 2024 г.).

2. Медицинский осмотр:

Предрейсовый медосмотр обязателен для лиц, работающих водителями (п. 3 ст. 23 ФЗ № 196-ФЗ).
Если сотрудник использует личный автомобиль в служебных целях, но не числится водителем и не осуществляет перевозки, обязанность проходить осмотр отсутствует.

Вывод:
При отсутствии функций водителя и коммерческих перевозок ни путевой лист, ни медосмотр не обязательны.

Нормативная база:
— ст. 23 ФЗ № 196-ФЗ;
— ст. 2 ФЗ № 259-ФЗ;
— п. 3 Приказа Минтранса № 390.

Вопрос 3: Расчёт транспортного налога при регистрации автомобиля в регионе

Вопрос:
Автомобиль зарегистрирован и эксплуатируется в регионе, где нет обособленного подразделения. Головная организация — в Москве. По какой ставке рассчитывать транспортный налог?

Ответ:
Транспортный налог уплачивается по ставке субъекта РФ, где зарегистрировано транспортное средство.

Согласно п. 1 ст. 363 НК РФ, налог уплачивается по месту нахождения ТС.
Согласно п. 5 ст. 83 НК РФ, местом нахождения ТС является место регистрации, если на него зарегистрировано ТС.
При отсутствии обособленного подразделения в регионе эксплуатации, налоговая база определяется по ставкам региона регистрации.

С 2024 года (п. 3.6 ст. 362 НК РФ) при изменении места нахождения ТС налог исчисляется по новому месту с 1-го числа месяца, следующего за месяцем изменения. До 2024 года применялся аналогичный порядок.

Вывод:
Налог рассчитывается по ставке региона, где зарегистрирован автомобиль, независимо от места нахождения головной организации.

Вопрос 4: Указание адреса отправления в путевом листе при аренде автомобиля у сотрудника без экипажа

Вопрос:

Организация арендует у сотрудника транспортное средство без экипажа. Автомобиль используется им в служебных целях, при этом сотрудник управляет им самостоятельно.

Возникают следующие вопросы:

1. Какой адрес следует указывать в путевом листе в качестве точки отправления — домашний адрес сотрудника или иной (например, адрес «гаража», офиса, места фактического начала маршрута)?

2. Не влечёт ли использование автомобиля, оставленного у дома сотрудника, и выезд с места жительства обложение НДФЛ с сумм, связанных с арендой? Возможна ли квалификация поездки от дома до места работы как материальной выгоды или личного пользования?

Ответ:

1. Указание адреса отправления в путевом листе при аренде автомобиля у сотрудника

В путевом листе в качестве точки отправления должен быть указан фактический адрес начала движения транспортного средства в рамках служебного задания.

• Если сотрудник забирает автомобиль из гаража, то в путевом листе указывается адрес гаража.

• Если автомобиль находится у места жительства сотрудника и оттуда начинается выполнение поручения работодателя, допустимо указание домашнего адреса в качестве точки отправления.

Ключевое условие — маршрут и пробег должны быть обоснованы служебной необходимостью и подтверждены документально (путевой лист, задание, маршрутный лист и др.).

2. Налоговые последствия: Возможность обложения НДФЛ

Использование транспортного средства в личных целях, включая поездки от дома до места работы и обратно, не связанное с трудовыми обязанностями, может быть признано получением дохода в натуральной форме (п. 1 ст. 41, п. 1 ст. 210 НК РФ).

В таком случае стоимость пользования автомобилем подлежит включению в базу по НДФЛ, если:

• Использование не обусловлено характером работы (например, сотрудник не является водителем, курьером, разъездным торговым агентом и т.п.);

• Организация не может документально подтвердить исключительно служебный характер поездок.

Особую осторожность следует проявлять, если:

• Автомобиль находится у дома сотрудника и используется с утра без фиксации начала маршрута;

• Нет чёткого разграничения между личными и служебными поездками;

• Отсутствует локальный нормативный акт, регулирующий порядок использования автомобиля.

Согласно п. 5 Обзора практики рассмотрения судами дел, связанных с применением гл. 23 и 25 НК РФ (утв. Президиумом ВС РФ 21.10.2015), при отсутствии возможности персонифицированного учёта личного использования автомобиля налоговые органы могут доначислить НДФЛ с полной стоимости пользования ТС.

Рекомендации по минимизации рисков

1. Определите в локальном акте (приказе, положении об использовании транспорта) порядок учёта пробега и подтверждения служебного характера поездок.

2. Фиксируйте в путевом листе точку и время начала маршрута, даже если она совпадает с домашним адресом.

3. Исключите из маршрута поездки “дом — работа — дом”, если они не входят в трудовые функции.

4. При аренде автомобиля у сотрудника — оформите договор аренды, в котором укажите условия использования, ответственность сторон и порядок учёта пробега.

Нормативная база:

• п. 1 ст. 41, п. 1 ст. 210, п. 2 ст. 211 НК РФ;

• Обзор практики ВС РФ от 21.10.2015 (п. 5);

• Приказ Минтранса РФ от 28.09.2022 № 390 (требования к путевому листу).

Вывод:
Указание домашнего адреса в путевом листе допустимо, если он является фактическим местом начала служебной поездки. Однако необходимо исключить риск признания таких поездок личным пользованием, иначе возможны претензии со стороны налоговых органов по НДФЛ.

______________

Важная информация для посетителей сайта

Представленная информация отражает действующее законодательство на момент публикации.

Для принятия значимых решений необходимо проверять актуальность норм на текущий момент.

Наши специалисты готовы предоставить:

• Комплексную юридическую консультацию

• Экспертную оценку ситуации

• Актуальную информацию по налоговым вопросам

• Индивидуальные рекомендации с учетом вашей ситуации

Квалифицированная помощь доступна через:

• Консультации профессиональных юристов

• Услуги опытных налоговых консультантов

• Детальный анализ вашей ситуации

• Подготовку необходимых документов

Рекомендация:

Перед принятием важных решений всегда обращайтесь за профессиональной консультацией для получения актуальной и достоверной информации.