Локальные нормативные акты (ЛНА) — один из ключевых инструментов регулирования трудовых отношений внутри организации. Они позволяют работодателю упорядочить внутренние процессы и одновременно соблюсти требования трудового законодательства. При этом важно различать, когда принятие ЛНА — это право работодателя, а когда — прямая обязанность. В статье разберём, какие вопросы должны быть урегулированы локальными актами, какие можно закрепить по усмотрению компании, а в каких случаях ЛНА вообще не вправе устанавливать правила.

Обязательные локальные нормативные акты: конкретные наименования и содержание

Некоторые ЛНА работодатель обязан утвердить, причём закон прямо называет их и зачастую задаёт требования к содержанию. К таким документам относятся:

• Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Их наличие обязательно в силу статей 68, 100, 189, 190 ТК РФ. В ПВТР закрепляют режим работы, порядок приёма и увольнения, основные права и обязанности сторон, меры поощрения и взыскания и иные вопросы регулирования трудового распорядка.

• Правила и инструкции по охране труда. Обязанность разработать и утвердить такие документы вытекает из ст. 214 ТК РФ и Приказа Минтруда России от 29.10.2021 № 772н.

• Штатное расписание. Хотя ТК РФ не называет его прямо «локальным нормативным актом», из статей 15 и 57 ТК РФ следует, что при приёме на должность работодатель должен опираться на утверждённую структуру и наименования должностей — эту функцию и выполняет штатное расписание.

• Положение об экспертной комиссии по экспертизе ценности документов. Для организаций это требование закреплено в Правилах организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ (приказ Росархива от 31.07.2023 № 77, пп. 14, 18).

Вопросы, которые должны быть урегулированы в ЛНА: без вариантов

Есть круг вопросов, по которым закон прямо требует наличия локального акта, хотя не всегда фиксирует его точное название. Например:

• Форма расчётного листка. Часть вторая ст. 136 ТК РФ прямо обязывает работодателя утвердить форму расчётного листка локальным актом.

• Порядок обработки персональных данных работников. Из статей 86–88 ТК РФ вытекает необходимость принятия ЛНА, который регламентирует сбор, хранение, использование и передачу персональных данных, а также права и обязанности работников и работодателя в этой сфере.

Без таких актов работодатель нарушает трудовое законодательство, даже если фактически предоставляет работникам расчётные листки или обрабатывает персональные данные «по сложившейся практике».

Вопросы, подлежащие обязательному урегулированию: ЛНА как один из допустимых способов

По ряду вопросов закон допускает несколько вариантов оформления: коллективный договор, соглашение, трудовой договор или локальный нормативный акт. Если договорные способы не использованы, обязанность закрепить правила ложится на работодателя через ЛНА. Сюда относятся:

• Индексация заработной платы (ст. 134 ТК РФ).

• Система оплаты труда (ст. 135 ТК РФ), включая оклады, тарифные ставки, доплаты и надбавки.

• Конкретная дата выплаты заработной платы (ч. 6 ст. 136 ТК РФ) — может быть установлена ПВТР, коллективным или трудовым договором.

Если ни коллективный договор, ни индивидуальные условия не содержат этих положений, работодатель обязан принять соответствующий локальный акт.

ЛНА как сопровождение кадровых решений и особых режимов работы

Когда работодатель вводит особые режимы или процедуры, закон требует закрепить их документально. В большинстве случаев таким документом выступает ЛНА:

• Разделение рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ) — устанавливается ЛНА.

• Вахтовый метод работы (ч. 4 ст. 297 ТК РФ) — требуется утвердить порядок применения вахтового метода.

• Суммированный учёт рабочего времени (ст. 104 ТК РФ) — должен быть отражён в ПВТР.

• Аттестация работников, если она проводится по инициативе работодателя (ч. 2 ст. 81 ТК РФ) — нужен ЛНА о порядке аттестации.

• Производственный совет (ст. 22 ТК РФ) — полномочия, состав и порядок деятельности закрепляются ЛНА.

• Электронный документооборот (ст. 22.2 ТК РФ) — требуется отдельный ЛНА, регулирующий порядок его введения и использования.

В этих случаях ЛНА является обязательным элементом оформления кадровой процедуры.

ЛНА для установления дополнительных гарантий и улучшений

Работодатель вправе локальными актами улучшать положение работников по сравнению с минимальными гарантиями ТК РФ. Примеры:

• Повышенные размеры оплаты сверхурочной работы (ч. 1 ст. 152 ТК РФ) и работы в выходной/нерабочий праздничный день (ч. 2 ст. 153 ТК РФ).

• Увеличенная компенсация за задержку зарплаты (ч. 2 ст. 236 ТК РФ).

• Дополнительные отпуска сверх установленных законом (ч. 2 ст. 116 ТК РФ).

• Иной период расчёта среднего заработка, отличный от 12 месяцев (ч. 6 ст. 139 ТК РФ).

Такие положения не являются обязательными, но активно используются как инструмент мотивации и удержания персонала.

Особые случаи: когда ЛНА не может устанавливать правила

Не все вопросы можно урегулировать локальным актом, даже если работодатель этого хочет. Есть два основных ограничения:

1. Вопросы, отнесённые к исключительной компетенции федеральных законов или органов власти. Например, круг лиц, подлежащих обязательному предварительному медосмотру, определён ст. 69 ТК РФ и подзаконными актами — работодатель не вправе его расширять или сужать в ЛНА. Аналогично порядок и размеры возмещения командировочных расходов для отдельных категорий работодателей (например, бюджетных учреждений) устанавливаются нормативными актами органов власти, а не ЛНА.

2. Прямые запреты на включение отдельных положений в ЛНА. Например, ст. 181.1 ТК РФ запрещает устанавливать выплаты, противоречащие установленным законом гарантиям и компенсациям.

Нарушение этих ограничений делает соответствующие нормы ЛНА недействительными.

Особенности для микропредприятий и некоммерческих организаций

Работодатели — микропредприятия и отдельные некоммерческие организации (соответствующие критериям ч. 2 ст. 309.1 ТК РФ) вправе отказаться полностью или частично от принятия ЛНА, содержащих нормы трудового права. Исключение — локальный акт о временном переводе на дистанционную работу (ст. 312.9 ТК РФ): его нужно утвердить в любом случае.

При отказе от ЛНА такие работодатели обязаны включать в трудовые договоры с работниками все условия, которые по общему правилу регулируются локальными актами (ст. 309.2 ТК РФ). Это компромиссный механизм: вместо множества ЛНА вся необходимая регламентация переносится в индивидуальные договоры.

Практические рекомендации по формированию пакета ЛНА

Чтобы избежать претензий со стороны работников и контролирующих органов, работодателю стоит придерживаться следующего подхода:

• Провести аудит действующих ЛНА и сопоставить их с перечнем обязательных требований.

• Закрепить в ПВТР базовые правила — это «ядро» локальных норм, к которому удобно отсылать в других документах.

• Синхронизировать ЛНА между собой. Например, система оплаты труда, закреплённая в отдельном положении, должна соответствовать ПВТР и расчётным листкам.

• Учитывать статус работодателя. Если организация — микропредприятие, можно использовать упрощённый подход через условия трудовых договоров.

• Обеспечить ознакомление работников под роспись со всеми ЛНА, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (ст. 22 ТК РФ). Без этого применение ЛНА к работнику невозможно.

Пример

Компания решила ввести суммированный учёт рабочего времени для сотрудников склада, работающих по скользящему графику. Для этого:

1. Разработали и утвердили изменения в ПВТР, где закрепили учётный период, порядок учёта отработанного времени и правила оплаты сверхурочных.

2. Издали приказ о введении суммированного учёта.

3. Ознакомили работников под роспись с изменениями в ПВТР и приказом.

4. При необходимости скорректировали трудовые договоры (если в них были указаны конкретные графики).

Такой подход позволяет одновременно соблюсти требования ст. 104 ТК РФ, обеспечить прозрачность правил для работников и минимизировать риски споров.

Выводы

• Локальные нормативные акты — это не только право, но и во многих случаях обязанность работодателя.

• Ряд ЛНА должен быть принят в обязательном порядке с конкретным содержанием (ПВТР, инструкции по охране труда, форма расчётного листка и др.).

• По многим вопросам ЛНА — один из допустимых вариантов регулирования; если договорные способы не использованы, работодатель обязан закрепить правила локально.

• ЛНА активно применяются при введении особых режимов работы и кадровых процедур (вахта, суммированный учёт, аттестация, электронный документооборот).

• Работодатель вправе улучшать положение работников через ЛНА, но не может ухудшать гарантии, установленные законом, либо регулировать вопросы, отнесённые к компетенции государства.

• Микропредприятия и отдельные НКО могут частично отказаться от ЛНА, перенося обязательные условия в трудовые договоры, за исключением отдельных случаев (например, временный перевод на дистанционную работу).

Грамотно сформированный пакет локальных нормативных актов снижает риски трудовых споров, упрощает взаимодействие с контролирующими органами и делает правила работы в компании прозрачными и предсказуемыми для всех сторон.

📌 Полезные статьи

• Сокращение работника с взрослым сыном‑инвалидом: как действовать работодателю по закону

• Нужно ли выделять доли РК и СН из выплат по среднему в отношении больничных в 2026 году в целях НДФЛ?

• На сколько дней подряд можно привлечь вахтовика к работе в период межвахтового отдыха: разбираем нормы ТК РФ

• Доплата до среднего заработка при больничном: нужно ли платить НДФЛ

• Оплата медицинских услуг за счёт организации: когда не нужно платить НДФЛ

• Компенсация стоимости путёвок: когда не нужно платить НДФЛ

• Оплата проезда до работы: когда не нужно платить НДФЛ

• Бесплатное питание для сотрудников: нужно ли платить с него НДФЛ?

• Нужно ли платить НДФЛ с компенсации за жильё для работников?

• Изменения в расчёте и уплате страховых взносов в 2026 году: что нужно знать бизнесу и самозанятым

• Как прописать в трудовом договоре режим работы на 0,5 ставки со скользящими выходными и переменным составом рабочих дней

______________

Важная информация для посетителей сайта

Представленная информация отражает действующее законодательство на момент публикации.

Для принятия значимых решений необходимо проверять актуальность норм на текущий момент.

Наши специалисты готовы предоставить:

• Комплексную юридическую консультацию

• Экспертную оценку ситуации

• Актуальную информацию по налоговым вопросам

• Индивидуальные рекомендации с учетом вашей ситуации

Квалифицированная помощь доступна через:

• Консультации профессиональных юристов

• Услуги опытных налоговых консультантов

• Детальный анализ вашей ситуации

• Подготовку необходимых документов

Рекомендация:

Перед принятием важных решений всегда обращайтесь за профессиональной консультацией для получения актуальной и достоверной информации.

💡 Присоединяйтесь к нашему профессиональному сообществу!

Канал в MAX Корпоративный эксперт

Следите за обновлениями - новые экспертные материалы появляются регулярно!
Подписывайтесь на обновления и будьте в курсе последних юридических трендов.