Путевой лист: назначение, кто обязан оформлять и особенности для аренды

Путевой лист — документ, предназначенный для учёта и контроля работы транспортного средства и водителя (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259‑ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»). Оформляется при перевозке пассажиров, багажа или грузов в городском, пригородном и междугородном сообщениях.

Путевой лист может быть:

• на бумажном носителе;

• в виде электронного путевого листа (ч. 1 ст. 6 УАТ, пп. 9, 10 Приказа Минтранса России от 28.09.2022 № 390).

Путевой лист выполняет несколько ключевых функций:

1. Учёт использования транспортного средства. В документе фиксируются:

   • дата и время выпуска ТС на линию и его возвращения;

   • показания одометра (полные километры пробега) при выезде и возвращении (подп. 4 и 5 п. 5 Приказа № 390);

   • маршрут следования и расход топлива (при включении этих сведений в форму путевого листа).

2. Бухгалтерский и налоговый учёт. Путевой лист:

   • является первичным учётным документом для отражения хозяйственных операций (письмо Минфина РФ от 15.07.2010 № 02-06-10/2614);

   • подтверждает обоснованность и размер расходов на приобретение горюче‑смазочных материалов (письма Минфина России от 23.03.2021 № 03-03-07/20599, УФНС России по г. Москве от 09.07.2019 № 16-15/116577@);

   • позволяет учесть командировочные расходы для целей налогообложения прибыли (письма Минфина России от 16.07.2021 № 03-03-06/1/56783, от 20.11.2020 № 02-07-10/114622).

3. Правовое обеспечение перевозок. При перевозке грузов путевой лист:

   • обязателен для предъявления грузоотправителю (фрахтователю) в пункте погрузки — без него он вправе отказаться от договора перевозки (подп. «в» п. 31 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом, утв. постановлением Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200);

   • отражается в сопроводительных документах: в заказе‑наряде (п. 10) и сопроводительной ведомости (п. 8) (пп. 16, 44 Правил перевозок грузов).

Кто обязан составлять путевой лист?

Обязанность распространяется на:

1. Юридических лиц и индивидуальных предпринимателей (ИП), использующих транспортные средства для перевозок.

2. Физических лиц без статуса ИП, которым разрешено осуществлять перевозки пассажиров легковым такси (п. 4 ст. 2, ч. 1 ст. 3 Федерального закона от 29.12.2022 № 580‑ФЗ).

3. Арендодателя — если транспортное средство предоставлено во временное владение и пользование за плату по договору аренды с экипажем (ч. 1 ст. 6 УАТ, п. 10 Приказа № 390).

4. Арендатора — если транспортное средство арендовано без экипажа.

Важно! В случаях, когда работники используют автомобили работодателя для служебных поездок (разъезды по городу, командировки и т.д.), но при этом не являются водителями по должности и не перевозят в автомобиле других лиц или грузы в рамках своих трудовых обязанностей, оформление путевого листа не является обязательным.

Случаи обязательного оформления путевого листа: правовые основания и спорные ситуации

Законодательство (УАТ, Приказ № 390, Закон № 196‑ФЗ) и судебная практика (определения ВС РФ, постановления АС) устанавливают, что путевой лист обязателен:

• при коммерческих перевозках пассажиров и грузов (по договорам перевозки/фрахтования);

• при перевозках для собственных нужд автобусами и грузовиками (п. 9 ч. 2 ст. 3.1 УАТ, определение КС РФ от 29.01.2019 № 234‑О);

• если автомобиль управляет водитель по должности, в т. ч. если ТС личное, но используется для работы;

• при использовании ТС ИП для перевозок;

• если требуется зафиксировать предрейсовые процедуры (осмотр ТС и медосмотр водителя — пп. 3, 4 ст. 23 Закона № 196‑ФЗ).

Спорные случаи:

Суды иногда требуют путевой лист даже для работников, не оформленных как водители, если их работа связана с управлением автомобилем (постановления ВС РФ от 19.12.2016 № 18‑АД16‑173). Однако эта позиция не универсальна (постановления АС Поволжского округа от 17.09.2018 № Ф06‑37009/18).

Исключения:

Путевой лист не нужен, если:

• сотрудники используют авто для служебных поездок без перевозки пассажиров/грузов (постановление АС Уральского округа от 02.08.2017 № Ф09‑3915/17);

• ИП ездит на авто по делам без перевозки пассажиров/грузов.

Последствия отсутствия путевого листа

Если путевой лист обязателен, но его нет, водителя или компанию могут оштрафовать.

Раньше правила были не такими чёткими, особенно для случаев аренды автомобиля. Но сейчас закон чётко разделяет обязанности: если вы сдаёте машину с водителем, путевой лист оформляете вы; если без водителя — то тот, кто взял машину в аренду.

За управление транспортным средством без оформленного путевого листа (в случаях, когда его наличие обязательно) предусмотрена административная ответственность (ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ).

______________

Важная информация для посетителей сайта

Представленная информация отражает действующее законодательство на момент публикации.

Для принятия значимых решений необходимо проверять актуальность норм на текущий момент.

Наши специалисты готовы предоставить:

• Комплексную юридическую консультацию

• Экспертную оценку ситуации

• Актуальную информацию по налоговым вопросам

• Индивидуальные рекомендации с учетом вашей ситуации

Квалифицированная помощь доступна через:

• Консультации профессиональных юристов

• Услуги опытных налоговых консультантов

• Детальный анализ вашей ситуации

• Подготовку необходимых документов

Рекомендация:

Перед принятием важных решений всегда обращайтесь за профессиональной консультацией для получения актуальной и достоверной информации.