Применение контрольно‑кассовой техники (ККТ) — обязательное требование для большинства расчётов организаций и ИП. При этом взаимодействие работодателя с работниками имеет специфику: далеко не каждая передача денег или ценностей считается «расчётом» в смысле Закона № 54‑ФЗ и требует пробития чека. Разберём, в каких случаях ККТ нужна, а когда можно обойтись без неё — с учётом норм закона, писем Минфина и ФНС.

Что признаётся расчётом для целей ККТ

Согласно ст. 1.1 и п. 1 ст. 1.2 Закона № 54‑ФЗ, расчётами считаются:

• приём (получение) и выплата денежных средств наличными или в безналичном порядке за товары, работы, услуги;

• приём и выплата предварительной оплаты, авансов;

• зачёт и возврат предоплаты/авансов;

• предоставление и погашение займов для оплаты товаров, работ, услуг;

• иное встречное предоставление за товары, работы, услуги.

Ключевой критерий: есть ли встречное предоставление в обмен на деньги (или деньги в обмен на товар/услугу). Если встречного предоставления нет либо операция прямо исключена из понятия «расчёт», ККТ не требуется.

Операции с работниками, при которых ККТ не применяется

Ниже — перечень выплат и передач, которые не считаются расчётами и не требуют чека.

Выплата заработной платы (в том числе в натуральной форме)

Выплата зарплаты (как деньгами, так и в неденежной форме) не требует ККТ. При этом доля зарплаты в натуральной форме не может превышать 20 % от начисленной месячной суммы (ст. 131 ТК РФ).

Нормативная база: письма ФНС России от 14.08.2018 № АС‑4‑20/15707, УФНС России по г. Москве от 25.09.2018 № 17‑26/2/202949@.

Материальная помощь

Выдача материальной помощи работнику не является реализацией товаров/работ/услуг и не требует применения ККТ.

Выдача и возврат подотчётных сумм

Выдача денег под отчёт и возврат неизрасходованных сумм не образуют расчёт по смыслу Закона № 54‑ФЗ.

Нормативная база: письма Минфина России от 24.10.2018 № 03‑01‑15/76387, от 01.10.2018 № 03‑01‑15/70143, ФНС России от 10.08.2018 № АС‑4‑20/15566@.

Подарки работникам

Передача подарков сотрудникам (в том числе в натуральной форме) не признаётся реализацией в целях применения ККТ.

Нормативная база: письмо Минфина России от 31.08.2018 № 03‑01‑15/62431.

Займы работникам, не связанные с реализацией товаров (работ, услуг)

Если работодатель выдаёт работнику заём (например, на личные нужды) либо работник возвращает сумму займа, ККТ не нужна. Исключение — проценты по займу, если они уплачиваются отдельно: они признаются платой за услугу и требуют чека на сумму процентов.

Нормативная база: письма ФНС России от 15.07.2024 № ЗГ‑2‑20/10224@, от 09.11.2023 № ЗГ‑3‑20/14605@.

Удержания из зарплаты по ТК РФ

Не являются расчётами удержания из зарплаты:

• возмещение неотработанного аванса (ст. 137 ТК РФ);

• возмещение ущерба (ст. 238 ТК РФ).

Нормативная база: письма Минфина России от 09.12.2019 № 03‑01‑15/95663, от 16.10.2017 № 03‑01‑15/67410.

Удержания в пользу третьих лиц и возмещение расходов: когда ККТ не нужна

Нередко работодатель удерживает из зарплаты сотрудника суммы, чтобы оплатить товары, работы или услуги третьих лиц: парковку, питание, обучение, связь и т. п. Также возможна ситуация с возмещением стоимости бланка трудовой книжки или вкладыша.

Во всех этих случаях работодатель не выступает продавцом/исполнителем: он лишь перечисляет деньги третьему лицу либо компенсирует свои расходы. Поэтому расчёта по Закону № 54‑ФЗ не возникает, чек не формируется.

Примеры:

• оплата работодателем парковки/питания/обучения с последующим удержанием из зарплаты;

• удержание стоимости бланка трудовой книжки (вкладыша) при выдаче работнику (ст. 65 ТК РФ).

Нормативная база: письма Минфина России от 25.01.2019 № 03‑01‑15/4355, от 04.12.2018 № 03‑01‑15/87763, ФНС России от 21.08.2019 № АС‑4‑20/16571@, от 30.08.2019 № АС‑4‑20/17478@.

Также не образует расчёта возмещение членами профсоюза расходов на путёвки, абонементы, билеты.

Передача товаров (работ, услуг) сотрудникам: когда нужна ККТ

Здесь определяющим фактором является наличие или отсутствие договорённости в трудовом или коллективном договоре.

Передача предусмотрена договором — ККТ не нужна

Если предоставление товаров/работ/услуг сотруднику прямо предусмотрено трудовым или коллективным договором (например, питание в столовой, выдача спецодежды), и стоимость удерживается из зарплаты, ККТ применять не требуется. Такая операция не считается расчётом.

Нормативная база: письма ФНС России от 16.07.2020 № АБ‑4‑20/11542, от 30.08.2019 № АС‑4‑20/17478@, от 21.08.2019 № АС‑4‑20/16571@.

Реализация не предусмотрена договором — ККТ обязательна

Если товар/работа/услуга не предусмотрены договором и фактически представляют собой продажу сотруднику, ККТ применяется в общеустановленном порядке — даже если оплата производится удержанием из зарплаты.

Типичные примеры:

• продажа сотруднику служебного автомобиля;

• реализация бывшей в употреблении мебели, техники, бытовых приборов;

• передача спецодежды в собственность, если работодатель не обязан её предоставлять;

• использование служебного транспорта в личных целях за плату.

В этих случаях удержание из зарплаты — это способ оплаты, а сама операция является реализацией, поэтому чек обязателен.

Как пробивать чек при передаче товара (работы, услуги) с удержанием из зарплаты

Когда работодатель сначала передаёт товар (работу, услугу), а затем удерживает его стоимость из зарплаты, порядок применения ККТ следующий (письмо ФНС России от 16.08.2021 № КВ‑4‑20/11512@):

Чек при передаче (отсрочка платежа)

При передаче товара формируется чек со следующими реквизитами:

• «способ расчёта» (тег 1014): «передача в кредит» (реквизит 6 — полная постоплата) либо «частичный расчёт и кредит» (реквизит 5 — частичная оплата в момент передачи с последующей оплатой в кредит);

• «признак расчёта» (1054): «приход»;

• «цена за единицу предмета расчёта с учётом скидок и наценок» (1079): полная цена товара/услуги;

• «сумма по чеку постоплатой (в кредит)» (1219): сумма, которая будет удержана из зарплаты (зависит от версии ФФД).

Чеки при удержании из зарплаты (погашение «кредита»)

На каждую часть удержания (в том числе при частичном погашении) пробивается отдельный чек:

• «способ расчёта» (1014): «оплата кредита» (реквизит 7);

• «признак расчёта» (1054): «приход»;

• «цена за единицу…» (1079): удерживаемая сумма;

• «признак предмета расчёта» (1212): «платёж» (может отсутствовать в печатной форме и ФФД 1.05);

• «сумма по чеку встречным предоставлением» (1217): удерживаемая из зарплаты сумма.

Момент расчёта — дата выплаты зарплаты за минусом удержанной суммы.

Практические рекомендации и частые ошибки

1. Фиксируйте договорённости в документах. Если предоставление товаров/услуг сотрудникам — это не продажа, а часть соцпакета, закрепите это в трудовом/коллективном договоре, локальных актах. Это снизит риск претензий.

2. Разделяйте «соцпакет» и «продажу». Если сотрудник хочет выкупить что‑то из имущества компании — оформляйте как реализацию с применением ККТ, даже если цена символическая.

3. Не путайте удержания по ТК и оплату товаров. Удержания за неотработанный аванс или ущерб — не расчёт. Удержание за купленный товар — расчёт, нужен чек.

4. Следите за процентами по займам. Сама сумма займа не требует чека, но проценты — это плата за услугу: на них чек пробивается.

5. Ведите учёт версий ФФД и реквизитов чеков. Требования к реквизитам зависят от формата фискальных данных (ФФД), поэтому важно использовать актуальную прошивку кассы и ПО.

Вывод

ККТ при взаимодействии с работниками применяется не всегда: ключевым критерием является наличие «расчёта» в понимании Закона № 54‑ФЗ. Выплата зарплаты, выдача подотчётных, подарки, удержания по ТК РФ и возмещение расходов третьим лицам не требуют чека. Если же работодатель фактически продаёт сотруднику товары/услуги (в том числе через удержание из зарплаты), ККТ обязательна. При отсрочке оплаты нужно правильно формировать два типа чеков: при передаче и при погашении задолженности.

📌 Полезные статьи

• Багаж в командировке: когда работодатель обязан возместить расходы и как это оформить

• Что делать, если сотрудник вовремя не отчитался за командировку: меры воздействия и порядок действий

• Учёт возврата неизрасходованных подотчётных сумм в валюте в кассу: правовые, бухгалтерские и налоговые аспекты

• Выдача наличных средств под отчёт и на другие цели: порядок и документальное оформление

• Информационные материалы или нативная реклама: как не ошибиться в учёте расходов и избежать претензий ФНС

• ЕРИР и налоги: как маркировка влияет на учёт расходов

• Доходы до 4000 рублей: когда они не облагаются НДФЛ

• Компенсация расходов по кредиту: условия освобождения от НДФЛ и подводные камни

• Материальная выгода от льготных займов работодателя: когда нужно платить НДФЛ

• Доплата до среднего заработка при больничном: нужно ли платить НДФЛ

• Оплата медицинских услуг за счёт организации: когда не нужно платить НДФЛ

• Компенсация стоимости путёвок: когда не нужно платить НДФЛ

• Оплата обучения за счёт организации: когда не нужно платить НДФЛ

• Компенсация за использование личного имущества работника: когда не нужно платить НДФЛ

• Оплата проезда до работы: когда не нужно платить НДФЛ

• Бесплатное питание для сотрудников: нужно ли платить с него НДФЛ?

• Нужно ли платить НДФЛ с компенсации за жильё для работников?

• Удержание штрафов ГИБДД из зарплаты водителя: судебная практика и порядок оформления

______________

Важная информация для посетителей сайта

Представленная информация отражает действующее законодательство на момент публикации.

Для принятия значимых решений необходимо проверять актуальность норм на текущий момент.

Наши специалисты готовы предоставить:

• Комплексную юридическую консультацию

• Экспертную оценку ситуации

• Актуальную информацию по налоговым вопросам

• Индивидуальные рекомендации с учетом вашей ситуации

Квалифицированная помощь доступна через:

• Консультации профессиональных юристов

• Услуги опытных налоговых консультантов

• Детальный анализ вашей ситуации

• Подготовку необходимых документов

Рекомендация:

Перед принятием важных решений всегда обращайтесь за профессиональной консультацией для получения актуальной и достоверной информации.

💡 Присоединяйтесь к нашему профессиональному сообществу!

Канал в MAX Корпоративный эксперт

Следите за обновлениями - новые экспертные материалы появляются регулярно!
Подписывайтесь на обновления и будьте в курсе последних юридических трендов.