На расходы, связанные с хозяйственной деятельностью компании или ИП, наличные деньги могут выдаваться под отчёт. Порядок таких операций регламентирован подп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210‑У (далее — Указание № 3210‑У).

Согласно п. 5 Указания № 3210‑У, наличные под отчёт вправе получать две категории лиц:

• сотрудники, оформленные по трудовому договору (в понимании ст. 20 ТК РФ);

• лица, привлечённые по договорам гражданско‑правового характера — например, на выполнение работ или оказание услуг в интересах организации.

На каком основании выдают деньги

Выдача наличных под отчёт производится на основании:

• распорядительного документа организации или ИП (приказа, распоряжения и т. д.);

• либо письменного заявления самого подотчётного лица.

Распорядительный документ можно оформить сразу на несколько выдач — как одному, так и нескольким подотчётным лицам. В нём обязательно должны быть:

• Ф. И. О. подотчётного лица (лиц);

• сумма (суммы) наличных;

• срок (сроки), на который средства выдаются;

• подпись руководителя;

• дата составления;

• регистрационный номер документа.

К заявлению на выдачу подотчётных средств Указание № 3210‑У специальных требований не предъявляет.

Оформление кассовой операции

На основании распоряжения или заявления бухгалтер оформляет расходный кассовый ордер (РКО) по унифицированной форме № КО‑2 (утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88).

Важные нюансы:

• Для государственных и муниципальных учреждений действуют особые правила — они учитывают требования приказов Минфина России от 30.03.2015 № 52н и от 15.04.2021 № 61.

• При внеплановых (экстренных) командировках также есть отдельные особенности (см. письмо Минфина России от 10.07.2019 № 02‑06‑10/51195).

• Указание № 3210‑У не устанавливает минимальных и максимальных сроков, на которые можно выдавать подотчётные суммы.

С 19 августа 2017 года (после вступления в силу Указания Банка России от 19.06.2017 № 4416‑У) отменено требование выдавать деньги под отчёт только после полного погашения сотрудником предыдущей задолженности. Ранее нарушение этого правила могло привести к признанию превышения лимита остатка кассы и к административной ответственности. Сейчас такой практики нет.

При этом некорректное оформление РКО по‑прежнему может стать основанием для вывода о превышении лимита кассы (например, см. постановление Пятнадцатого ААС от 18.01.2013 № 15АП‑15694/12).

Для ИП действует особое правило: согласно подп. 4.1 п. 4 Указания № 3210‑У, они освобождены от обязанности оформлять кассовые документы. То есть составление РКО — это право, а не обязанность ИП. Если предприниматель всё же решает оформить РКО, основанием служит заявление подотчётного лица.

Отчётность подотчётного лица

Подотчётное лицо обязано представить авансовый отчёт (форма № АО‑1, утверждена постановлением Госкомстата от 01.08.2001 № 55) вместе с подтверждающими документами в срок, установленный руководителем. Проверка, утверждение отчёта и окончательный расчёт также проводятся в сроки, определённые руководством (абз. 2 подп. 6.3 п. 6 Указания № 3210‑У).

Указание № 3210‑У не предусматривает специальной ответственности за просрочку сдачи авансового отчёта. Однако работодатель может закрепить меры воздействия в локальных актах — например, в виде дисциплинарных взысканий (замечание, выговор) по ст. 192 ТК РФ, соблюдая при этом установленный порядок привлечения к ответственности.

Выдача наличных обособленному подразделению и на иные цели

Наличные для кассовых операций обособленного подразделения, а также для загрузки автоматических устройств выдаются по РКО (подп. 6.4 п. 6 Указания № 3210‑У); специального порядка для этих случаев не предусмотрено.

Аналогичным образом оформляют выдачу наличных на прочие цели: РКО составляют на основании документа, который обосновывает выплату (к примеру, заявления покупателя о возврате товара).

Как закрепить порядок выдачи средств

Компании и ИП целесообразно зафиксировать правила работы с подотчётными суммами в локальном нормативном акте (положении, приказе и т. п.). В таком документе стоит прописать:

• перечень лиц, которым разрешено получать деньги под отчёт;

• допустимые цели расходования средств;

• предельные сроки, на которые выдаются наличные;

• правила использования подотчётных сумм;

• иные аспекты, не урегулированные Указанием № 3210‑У.

📌 Полезные статьи

• Багаж в командировке: когда работодатель обязан возместить расходы и как это оформить

• Что делать, если сотрудник вовремя не отчитался за командировку: меры воздействия и порядок действий

• Учёт возврата неизрасходованных подотчётных сумм в валюте в кассу: правовые, бухгалтерские и налоговые аспекты

• Информационные материалы или нативная реклама: как не ошибиться в учёте расходов и избежать претензий ФНС

• ЕРИР и налоги: как маркировка влияет на учёт расходов

• Доходы до 4000 рублей: когда они не облагаются НДФЛ

• Компенсация расходов по кредиту: условия освобождения от НДФЛ и подводные камни

• Материальная выгода от льготных займов работодателя: когда нужно платить НДФЛ

• Доплата до среднего заработка при больничном: нужно ли платить НДФЛ

• Оплата медицинских услуг за счёт организации: когда не нужно платить НДФЛ

• Компенсация стоимости путёвок: когда не нужно платить НДФЛ

• Оплата обучения за счёт организации: когда не нужно платить НДФЛ

• Компенсация за использование личного имущества работника: когда не нужно платить НДФЛ

• Оплата проезда до работы: когда не нужно платить НДФЛ

• Бесплатное питание для сотрудников: нужно ли платить с него НДФЛ?

• Нужно ли платить НДФЛ с компенсации за жильё для работников?

• Удержание штрафов ГИБДД из зарплаты водителя: судебная практика и порядок оформления

______________

Важная информация для посетителей сайта

Представленная информация отражает действующее законодательство на момент публикации.

Для принятия значимых решений необходимо проверять актуальность норм на текущий момент.

Наши специалисты готовы предоставить:

• Комплексную юридическую консультацию

• Экспертную оценку ситуации

• Актуальную информацию по налоговым вопросам

• Индивидуальные рекомендации с учетом вашей ситуации

Квалифицированная помощь доступна через:

• Консультации профессиональных юристов

• Услуги опытных налоговых консультантов

• Детальный анализ вашей ситуации

• Подготовку необходимых документов

Рекомендация:

Перед принятием важных решений всегда обращайтесь за профессиональной консультацией для получения актуальной и достоверной информации.

💡 Присоединяйтесь к нашему профессиональному сообществу!

Канал в MAX Корпоративный эксперт

Следите за обновлениями - новые экспертные материалы появляются регулярно!
Подписывайтесь на обновления и будьте в курсе последних юридических трендов.