Согласно п. 1 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учёте», организация ведения бухгалтерского учёта и хранение документов бухгалтерского учёта возлагаются на руководителя экономического субъекта. Исключение составляют случаи, когда иные правила установлены бюджетным законодательством Российской Федерации. Эта норма задаёт базовый принцип ответственности: именно руководитель несёт конечную ответственность за то, чтобы учёт в компании велся корректно, своевременно и в полном объёме, а документы надлежащим образом хранились и были доступны при проверках.

Роль руководителя в построении учётной системы

Руководитель не обязан лично вести учёт — для этого в штате может быть главный бухгалтер либо учёт может быть передан на аутсорсинг. Однако обязанность организовать процесс и обеспечить его работоспособность остаётся за руководителем. Это означает, что он должен создать условия, при которых учёт будет соответствовать требованиям законодательства, а отчётность — быть достоверной.

В частности, руководитель обязан обеспечить бухгалтерскую службу всеми необходимыми ресурсами:

• Кадровыми — укомплектовать штат квалифицированными специалистами либо заключить договор с аутсорсинговой компанией, обладающей соответствующей экспертизой.

• Техническими — предоставить рабочие места, компьютеры, серверы или облачные решения, принтеры, сканеры и иное оборудование, необходимое для ведения учёта и хранения документов.

• Программными — обеспечить лицензионное ПО для бухгалтерского и налогового учёта (например, 1С, SAP и др.), а также средства электронного документооборота (ЭДО) и электронной подписи.

• Информационными — организовать бесперебойный документооборот, включая регламенты передачи первичных документов от подразделений в бухгалтерию, контроль сроков предоставления документов, а также хранение и архивацию электронных и бумажных носителей.

• Правовыми — утвердить и контролировать исполнение системы локальных нормативных актов (ЛНА), регулирующих учётные процессы в компании.

Локальные нормативные акты как основа учётной работы

Система ЛНА — это внутренний каркас, который делает учётные процессы предсказуемыми и контролируемыми. К ключевым документам относятся:

• Учётная политика организации — основной документ, в котором закреплены выбранные способы ведения учёта, методы оценки активов и обязательств, порядок признания доходов и расходов, а также особенности учёта в соответствии с применяемыми ФСБУ.

• Положение о документообороте — регламентирует движение документов внутри компании: кто и когда должен предоставлять первичные документы, кто отвечает за их проверку и ввод в учётную систему, как обеспечивается контроль сроков и ответственности.

• Должностные инструкции для сотрудников бухгалтерии и смежных подразделений — чётко определяют зоны ответственности и полномочия.

• Положение об архиве и хранении документов — фиксирует сроки и порядок хранения бумажных и электронных документов, правила уничтожения по истечении сроков, а также доступ к архивным данным.

• Регламенты по отдельным участкам учёта (например, по расчётам с контрагентами, кассовым операциям, основным средствам) — детализируют процедуры и снижают риски ошибок и злоупотреблений.

Руководитель должен не только утвердить эти документы, но и обеспечить их исполнение: проводить внутренние проверки, актуализировать ЛНА при изменении законодательства (например, при переходе на новые ФСБУ), а также контролировать соблюдение сроков хранения документов.

Документооборот и информационные ресурсы

Эффективный документооборот — это не просто передача бумаг из отдела в отдел, а выстроенная система, которая гарантирует, что каждый первичный документ будет своевременно получен бухгалтерией, проверен и отражён в учёте. В современных условиях это всё чаще реализуется через электронный документооборот (ЭДО), который позволяет:

• сократить сроки передачи документов;

• минимизировать риски потери или искажения данных;

• обеспечить юридическую значимость документов с помощью электронной подписи;

• автоматизировать контроль сроков и напоминания о просроченных документах.

Руководитель должен обеспечить техническую и организационную поддержку ЭДО: заключить договоры с операторами ЭДО, выдать сотрудникам сертификаты электронной подписи, обучить персонал работе с системой, а также интегрировать ЭДО с учётной системой (например, 1С).

Хранение документов бухгалтерского учёта

Обязанность по хранению документов также лежит на руководителе. Согласно законодательству, первичные учётные документы, регистры бухгалтерского учёта и бухгалтерская отчётность должны храниться не менее пяти лет после отчётного года (ст. 29 Закона № 402‑ФЗ). Однако отдельные документы могут иметь более длительные сроки хранения в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, утверждённым Росархивом.

Организация хранения должна обеспечивать:

• Сохранность — защиту от утраты, порчи, несанкционированного доступа и уничтожения.

• Доступность — возможность быстро найти и предоставить документы по запросу контролирующих органов или в рамках судебного разбирательства.

• Целостность — неизменность содержания документов, особенно в электронной форме (например, с помощью электронной подписи и контрольных сумм).

Для электронных документов важно не только хранить сами файлы, но и обеспечивать возможность их воспроизведения в читаемом виде на протяжении всего срока хранения, а также подтверждать их подлинность и неизменность.

Практические шаги для руководителя

Чтобы выполнить свои обязанности в полном объёме, руководителю целесообразно:

1. Назначить ответственного за организацию учёта (главный бухгалтер, руководитель аутсорсинговой компании) и закрепить его полномочия в приказе.

2. Утвердить комплект ЛНА и обеспечить ознакомление с ними всех заинтересованных сотрудников.

3. Организовать документооборот — внедрить регламенты, ЭДО, систему контроля сроков предоставления документов.

4. Обеспечить техническую базу — выделить бюджет на ПО, оборудование, ЭДО, архивное хранение.

5. Организовать хранение и архивацию — определить места хранения бумажных документов, настроить электронный архив, назначить ответственного за архив.

6. Проводить периодические проверки — внутренние аудиты, сверки, контроль сроков хранения и уничтожения документов.

Ответственность и риски

Неисполнение руководителем обязанностей по организации учёта и хранению документов может повлечь административную ответственность (ст. 15.11 КоАП РФ), а в отдельных случаях — и уголовную (например, при сокрытии документов в рамках банкротства). Кроме того, отсутствие документов или их ненадлежащее хранение может стать основанием для доначислений налогов, штрафов и пеней при налоговых проверках.

Таким образом, роль руководителя в организации бухгалтерского учёта выходит далеко за рамки формального назначения главного бухгалтера. Это системная работа по созданию инфраструктуры учёта, обеспечению ресурсами, регламентации процессов и контролю исполнения. Только при таком подходе можно гарантировать достоверность отчётности, прозрачность финансовых результатов и минимизацию рисков для компании.

📌 Полезные статьи

• ФСБУ 9/2025 «Доходы»: что меняется с 2027 года и к чему готовиться бизнесу

• Рациональность в бухгалтерском учёте: как соотносить затраты на формирование информации и её полезность

• Достоверность бухгалтерской отчётности: условия и требования к раскрытию информации

• Как убедиться, что бухгалтерская отчётность говорит правду: что защищает интересы инвесторов и партнёров

• Изменения в системе стандартов бухгалтерского учёта: направления и значение для бизнеса

• Восстановление основных средств в бухгалтерском учете

• Организация хочет досрочно перейти на применение ФСБУ «Доходы»: как учитывать кредиторскую задолженность с истекшим сроком исковой давности

• Малоценные активы в эпоху ФСБУ 6/2020: новые правила учета

• Учетная политика организации: правила применения и порядок изменений

• Ведение претензионной работы в рамках государственного оборонного заказа (ГОЗ)

• Оценка объектов бухгалтерского учёта: подходы, стандарты и требования к достоверности отчётности

• Лизинг компьютерной техники в составе прямых расходов по государственному контракту

• Особенности учёта затрат при выполнении государственных заказов

• Можно ли включить рекламу и командировки в смету госконтракта на разработку ПО?

• В каких случаях привлекают к ответственности за отказ от заключения контракта в рамках ГОЗ?

• Входной контроль ТМЦ на оборонных предприятиях: цели, задачи и проверка сопроводительной документации

______________

Важная информация для посетителей сайта

Представленная информация отражает действующее законодательство на момент публикации.

Для принятия значимых решений необходимо проверять актуальность норм на текущий момент.

Наши специалисты готовы предоставить:

• Комплексную юридическую консультацию

• Экспертную оценку ситуации

• Актуальную информацию по налоговым вопросам

• Индивидуальные рекомендации с учетом вашей ситуации

Квалифицированная помощь доступна через:

• Консультации профессиональных юристов

• Услуги опытных налоговых консультантов

• Детальный анализ вашей ситуации

• Подготовку необходимых документов

Рекомендация:

Перед принятием важных решений всегда обращайтесь за профессиональной консультацией для получения актуальной и достоверной информации.

💡 Присоединяйтесь к нашему профессиональному сообществу!

Канал в MAX Корпоративный эксперт

Следите за обновлениями - новые экспертные материалы появляются регулярно!
Подписывайтесь на обновления и будьте в курсе последних юридических трендов.