Работодатель обязан знакомить сотрудников под роспись с локальными нормативными актами, связанными с их трудовой деятельностью. Но можно ли сделать это полностью в электронном виде — разместить отсканированные положения на корпоративном портале, а факт ознакомления подтвердить электронной подписью в КЭДО?

Короткий ответ — да, но при соблюдении нескольких условий: КЭДО официально введён в организации, работник согласился на электронное взаимодействие (или освобождён от согласия по закону), а в локальном акте о КЭДО закреплён порядок ознакомления с электронными копиями бумажных документов. Без хотя бы одного из этих элементов схема рассыпается и становится уязвимой при проверке или в суде. Разберём по порядку.

Обязанность знакомить под роспись

Работодатель обязан знакомить работников под роспись с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. При приёме на работу — до подписания трудового договора (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). В процессе трудовой деятельности — при принятии новых или изменении действующих ЛНА (ч. 2 ст. 22 ТК РФ). Какого-либо общего срока ознакомления закон не устанавливает, за двумя исключениями: график сменности доводится до сведения не позднее чем за 1 месяц (ст. 103 ТК РФ), график работы на вахте — не позднее чем за 2 месяца (ст. 301 ТК РФ).

Представим, что организация решила перейти на разъездной характер работы. Положение о разъездном характере касается не всего штата, а только сотрудников, которым этот режим установлен. Знакомить с ним всех подряд не нужно. Но если работник попадает под действие положения, ознакомление становится обязательным — от него зависит правомерность самого режима и компенсационных выплат. Давайте разберём, как грамотно провести такое ознакомление.

Способы фиксации ознакомления

Закон требует получения подписи работника, подтверждающей факт ознакомления, но не устанавливает иных требований к форме фиксации. На практике применяются:

• лист ознакомления — как приложение к трудовому договору или отдельный документ;

• журнал ознакомления — сводный реестр по всем ЛНА;

• листы ознакомления к каждому акту — приложение непосредственно к документу;

• фраза в тексте трудового договора — «с положением о разъездном характере работы ознакомлен» (допустимо при приёме на работу).

Электронное ознакомление: когда оно законно

Дистанционные работники

Для дистанционных работников закон прямо разрешает ознакомление с ЛНА путём обмена электронными документами (ч. 5 ст. 312.2 ТК РФ). В дальнейшем ознакомление также может осуществляться электронной подписью любого вида или в иной форме, предусмотренной коллективным договором, ЛНА, трудовым договором — главное, чтобы обеспечивалась фиксация факта получения документа работником (ч. 2 ст. 312.3 ТК РФ).

Работники при введённом КЭДО

Если работодатель использует кадровый электронный документооборот, ознакомление с ЛНА может осуществляться в электронной форме (ч. 11 ст. 22.2 ТК РФ). Работники знакомятся с оформленными в электронном виде ЛНА через цифровую платформу «Работа России» или информационную систему работодателя (ч. 6 ст. 22.1 ТК РФ).

Для подписания листа ознакомления с ЛНА при КЭДО может использоваться любая электронная подпись — усиленная квалифицированная (УКЭП), усиленная неквалифицированная (УНЭП) или простая (ПЭП) (ч. 5, 7 ст. 22.3 ТК РФ). Исключение — отдельные документы из закрытого перечня ст. 22.3, для которых требуются только усиленные подписи (трудовой договор, заявление об увольнении и др.); лист ознакомления с ЛНА в этот перечень не входит.

Согласие на КЭДО: кто освобождён, а кто нет

КЭДО вводится на основании локального нормативного акта работодателя (ст. 22.2 ТК РФ). По общему правилу переход на КЭДО осуществляется с письменного согласия работника. Однако из этого правила есть важное исключение.

Работники без трудового стажа на 31.12.2021

Для работников, принятых на работу после 31 декабря 2021 года, у которых по состоянию на эту дату отсутствовал трудовой стаж, получение письменного согласия на КЭДО не требуется (ч. 7 ст. 22.2 ТК РФ). Данная категория лиц прямо исключена из общего правила о необходимости получения согласия.

Например, если человек устроился на работу в 2023 году, не имея трудового стажа на 31.12.2021, а работодатель ввёл КЭДО только в 2026 году. Согласие у такого работника спрашивать не нужно. Автоматического «перевода» не происходит — работодатель обязан лишь проинформировать его об осуществлении электронного документооборота, например ознакомив с соответствующим ЛНА под роспись.

Работники, имевшие стаж на 31.12.2021

Для работников, имевших трудовой стаж по состоянию на 31 декабря 2021 года, переход на КЭДО возможен только при наличии их письменного согласия. Отсутствие такого согласия признаётся отказом от взаимодействия в электронном виде. При этом работодатель не имеет права увольнять работника или отказывать ему в приёме на работу по этой причине.

Работодатель обязан уведомить каждого работника о переходе на КЭДО и праве дать согласие на такое взаимодействие.

Согласие оформляется на бумаге

Когда согласие всё же нужно, оно оформляется в письменном виде на бумажном носителе (ч. 4 ст. 22.2 ТК РФ). На момент 2026 года подписать согласие на КЭДО даже усиленной подписью через Госключ нельзя — Минтруд и Минцифры этот вопрос прорабатывают, но изменения в ТК РФ пока не внесены. Для дистанционных работников согласие на КЭДО отдельно не собирается — оно подразумевается режимом главы 49.1 ТК РФ.

Лиц, не давших согласие (и не освобождённых от его получения), нужно знакомить с ЛНА традиционным способом: предоставить бумажный документ и получить собственноручную подпись.

Скан-копия PDF на портале: главная ловушка

Именно здесь многие работодатели допускают ошибку. ТК РФ предусматривает ознакомление работника с локальным нормативным актом, а не с его копией (ч. 2 ст. 22 ТК РФ). Скан положения, подписанного на бумаге, — это электронная копия бумажного документа, а не сам электронный ЛНА.

Если в организации введён КЭДО, но само положение о разъездном характере работы утверждено на бумаге и лишь отсканировано в PDF, ознакомление с таким сканом формально не соответствует закону. Однако есть легальный обходной путь: закрепить в локальном акте о КЭДО порядок ознакомления с электронными копиями бумажных ЛНА.

Конкретно: в ПВТР или в положении о КЭДО нужно прописать, что работники знакомятся с электронными копиями ЛНА, размещёнными в информационной системе работодателя (на корпоративном портале), а факт ознакомления подтверждают электронной подписью. Тогда скан-копия PDF, размещённая на портале, становится легитимным способом предъявления документа, а подписанный в КЭДО лист ознакомления — надлежащим подтверждением.

Если же положение о разъездном характере работы изначально создано в электронной форме и утверждено электронной подписью руководителя, проблемы не возникает вовсе — работник знакомится с электронным оригиналом, а не с копией, и лист ознакомления подписывается в КЭДО без каких-либо оговорок.

Практический чек-лист: как сделать всё правильно

1. Проверьте, введён ли КЭДО в организации. Должны быть утверждены ЛНА о порядке ведения КЭДО (ст. 22.2 ТК РФ) и приказ о введении. В ЛНА о КЭДО пропишите: наименование информационной системы, перечень электронных документов, категории работников, порядок и сроки ознакомления.

2. Определите, кому нужно согласие, а кому — только информирование. Для работников без трудового стажа на 31.12.2021 согласие не требуется — достаточно проинформировать их под роспись. Для остальных получите письменное согласие на бумаге. Отказ от КЭДО не может быть основанием для увольнения или отказа в приёме на работу.

3. Закрепите в ЛНА о КЭДО возможность ознакомления с электронными копиями бумажных ЛНА. Формулировка может быть такой: «Ознакомление работников с локальными нормативными актами, утверждёнными на бумажном носителе, осуществляется путём размещения их электронных копий в информационной системе работодателя. Факт ознакомления подтверждается подписанием листа ознакомления в электронной форме с использованием электронной подписи».

4. Разместите скан-копию положения на портале. Убедитесь, что файл доступен работнику в системе и что система фиксирует факт открытия / скачивания документа (метка времени).

5. Отправьте лист ознакомления на подпись в КЭДО. Подписать можно ПЭП, УНЭП или УКЭП — для листа ознакомления с ЛНА ограничений по виду подписи нет. При приёме на работу важно, чтобы ознакомление состоялось до подписания трудового договора.

6. Рекомендуется подписывать отдельный лист ознакомления по каждому ЛНА, а не один общий лист на все акты сразу. Так легче доказать, что работник ознакомился именно с положением о разъездном характере, а не просто поставил подпись «не глядя».

7. При отказе работника от КЭДО — ознакомите на бумаге. Предоставьте распечатанное положение и получите собственноручную подпись в листе ознакомления. Электронный путь в этом случае недопустим.

Что говорят суды

Судебная практика по электронному ознакомлению с ЛНА неоднородна, но складывается в пользу работодателей при соблюдении формальностей:

• Определение Второго кассационного СОЮ от 05.03.2024 по делу № 88-4167/2024 — суд признал увольнение законным, когда работодатель представил скриншоты из сервиса YouGile, подтвердившие, что работник был ознакомлен с положением о договорной работе. Суд указал, что ознакомление с ЛНА не обязательно должно быть зафиксировано на бумажном носителе.

• В то же время суды отклоняют ссылки работодателей на направление ЛНА по электронной почте без встречного действия работника (подписи, ответного письма). Простая рассылка текста — это не ознакомление. Работник должен совершить встречное действие, подтверждающее, что он прочитал документ.

• При использовании СЭД проставление работником отметки «Ознакомлен» под своим логином и паролем квалифицируется как подписание простой электронной подписью — этого достаточно, если в ЛНА закреплён порядок работы в СЭД и работники с ним ознакомлены.

📌 Полезные статьи

• Компенсация стоимости путёвок: когда не нужно платить НДФЛ

• Оплата обучения за счёт организации: когда не нужно платить НДФЛ

• Компенсация за использование личного имущества работника: когда не нужно платить НДФЛ

• Оплата проезда до работы: когда не нужно платить НДФЛ

• Бесплатное питание для сотрудников: нужно ли платить с него НДФЛ?

• Нужно ли платить НДФЛ с компенсации за жильё для работников?

• Лизинговые платежи: как учесть в налогах и избежать расхождений с бухучётом

• Удержание штрафов ГИБДД из зарплаты водителя: судебная практика и порядок оформления

• Путевой лист: назначение, кто обязан оформлять и особенности для аренды

• Как заполнять путевые листы в 2025 году

• Требуется ли ТТН при доставке товара собственным транспортом?

• Важные изменения в транспортной сфере: что нужно знать с 1 сентября 2025 года

• Возвратный лизинг: суть, особенности и правовые нюансы

______________

Важная информация для посетителей сайта

Представленная информация отражает действующее законодательство на момент публикации.

Для принятия значимых решений необходимо проверять актуальность норм на текущий момент.

Наши специалисты готовы предоставить:

• Комплексную юридическую консультацию

• Экспертную оценку ситуации

• Актуальную информацию по налоговым вопросам

• Индивидуальные рекомендации с учетом вашей ситуации

Квалифицированная помощь доступна через:

• Консультации профессиональных юристов

• Услуги опытных налоговых консультантов

• Детальный анализ вашей ситуации

• Подготовку необходимых документов

Рекомендация:

Перед принятием важных решений всегда обращайтесь за профессиональной консультацией для получения актуальной и достоверной информации.

💡 Присоединяйтесь к нашему профессиональному сообществу!

Канал в MAX Корпоративный эксперт

Следите за обновлениями - новые экспертные материалы появляются регулярно!
Подписывайтесь на обновления и будьте в курсе последних юридических трендов.