В практике учёта командировочных расходов нередко возникают вопросы о том, можно ли принимать к учёту электронные посадочные талоны и какие документы в совокупности подтверждают затраты на авиаперелёт. В статье разберём нормативную базу, актуальные разъяснения Минфина, а также практические рекомендации для бухгалтерии.

Какие документы подтверждают расходы на авиаперелёт

Для целей бухгалтерского учёта и налогообложения прибыли расходы на проезд должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены (ст. 252 НК РФ). При покупке электронного авиабилета оправдательными документами выступают:

• Маршрут-квитанция электронного пассажирского билета (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок). В ней зафиксирована стоимость перелёта, и она признаётся документом строгой отчётности (п. 2 приказа Минтранса России от 08.11.2006 № 134).

• Посадочный талон — подтверждает, что сотрудник действительно воспользовался услугой перевозки по указанному маршруту.

Посадочный талон может быть оформлен как на бумажном носителе, так и в электронном виде (в том числе в виде штрих‑кода на экране смартфона). Пассажир вправе:

• распечатать талон самостоятельно;

• получить бумажный талон в аэропорту или в пунктах регистрации до окончания времени регистрации на рейс;

• использовать электронный талон со штрих‑кодом при прохождении досмотра.

Важные изменения с 1 марта 2025 года

До 1 марта 2025 года на распечатанном посадочном талоне обычно ставили штамп о прохождении досмотра — этот реквизит служил дополнительным подтверждением факта перевозки. Минфин неоднократно указывал, что посадочный талон должен содержать реквизиты, подтверждающие потребление услуги.

С 1 марта 2025 года вступили в силу новые Правила проведения досмотра, утверждённые приказом Минтранса России от 04.02.2025 № 34. В них отсутствует требование о проставлении штампа о досмотре на посадочном талоне. Это означает, что отсутствие такого штампа не является нарушением и не должно препятствовать принятию расходов к учёту.

С учётом вступления в силу новых правил факт перевозки можно попробовать подтверждать альтернативными способами:

• статусом «использован» у электронного посадочного талона;

• данными из информационной системы перевозчика;

• маршрут-квитанцией, где отражены данные рейса и пассажира.

Минфин России в своих письмах (например, от 19.11.2024 № 03‑03‑06/1/115040, от 14.10.2024 № 03‑03‑05/99394) подтверждает, что распечатанная маршрут‑квитанция и электронный посадочный талон со статусом «использован» являются достаточным подтверждением факта оказания услуги воздушной перевозки.

Но на практике у ФНС позиция может отличаться от наших выводов.

Как оформить командировочные расходы: практический порядок

Стандартный комплект документов для подтверждения командировочных расходов включает:

1. Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (можно использовать формы Т‑9, Т‑9а).

2. Авансовый отчёт (например, по форме АО‑1), который сотрудник сдаёт в бухгалтерию в течение трёх рабочих дней после возвращения из командировки.

3. Проездные документы — в случае авиаперелёта это маршрут‑квитанция и посадочный талон.

4. Документы о найме жилого помещения и иные подтверждающие расходы бумаги.

Если проезд оформлен электронным билетом, к авансовому отчёту прикладывают:

• распечатку маршрут‑квитанции (или электронный файл, если бухгалтерия работает с ЭДО);

• посадочный талон (бумажный или подтверждение электронного статуса).

Что делать, если документов нет или они неполные

Иногда бывает, что посадочный талон утерян либо отсутствует штамп, который ранее считался обязательным. В таких случаях можно использовать альтернативные способы подтверждения факта перевозки:

• Архивная справка от агентства по продаже билетов — её оформляют по запросу и она может служить подтверждением факта приобретения билета (письмо Минфина России от 22.03.2010 № 03‑03‑06/1/168).

• Выписка из информационной системы авиакомпании — некоторые перевозчики предоставляют официальные справки о совершённом перелёте.

• Иные косвенные доказательства (например, служебная записка с пояснениями, данные из личного кабинета пассажира) — они не заменяют первичные документы, но могут использоваться в совокупности с другими бумагами для обоснования расходов.

Важно помнить, что НК РФ не устанавливает жёстко фиксированный перечень документов для подтверждения расходов. Главное — чтобы организация могла доказать факт и размер понесённых затрат, а также их экономическую обоснованность.

Практические рекомендации для бухгалтера

Чтобы минимизировать риски при проверке, рекомендуем:

• Закрепить порядок подтверждения командировочных расходов в учётной политике. Пропишите, какие именно документы принимаются для подтверждения авиаперелётов (электронные посадочные талоны, маршрут‑квитанции, архивные справки и т. д.).

• Использовать электронные документы в рамках ЭДО, если это возможно: электронные посадочные талоны со статусом «использован», электронные маршрут‑квитанции и т. п.

• При необходимости запрашивать дополнительные подтверждения у авиакомпаний — это поможет избежать претензий со стороны налоговых органов.

• Проверять актуальность нормативных актов и писем Минфина — разъяснения регулярно обновляются, и важно опираться на самые свежие источники.

Вывод

Электронные посадочные талоны допустимо принимать к учёту в качестве подтверждения расходов на авиаперелёт — при условии, что есть маршрут‑квитанция и другие документы, удостоверяющие затраты. Благодаря изменениям, вступившим в силу с 1 марта 2025 года, отсутствие штампа о досмотре больше не делает талон недействительным. Тем не менее полностью исключать риск претензий со стороны налоговых органов пока нельзя. Поэтому критически важно чётко прописать и закрепить в учётной политике компании порядок работы с подтверждающими документами — и в дальнейшем строго его придерживаться.

Нормативная база

• Налоговый кодекс от 31.07.1998 года № 146-ФЗ— согласно подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, включая расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.

• Воздушный кодекс РФ от 19.03.1997 № 60‑ФЗ, ст. 105 — устанавливает перечень документов, подтверждающих заключение договора воздушной перевозки, включая электронные формы.

• Приказ Минтранса России от 28.06.2007 № 82 («Федеральные авиационные правила») — регулирует порядок оформления посадочных талонов и подтверждает возможность их электронного формата.

• Федеральный закон от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учёте» — определяет требования к первичным учётным документам (обязательные реквизиты по ч. 2 ст. 9).

📌 Полезные статьи

• Публикация аналитики на сторонней площадке: реклама или информационные услуги? Разбор для бухгалтера

• Анонс события у блогера: информационный пост или реклама?

• Реклама в Telegram и YouTube в 2026 году: можно ли учесть в расходах, несмотря на мораторий ФАС?

• Информационные материалы или нативная реклама: как не ошибиться в учёте расходов и избежать претензий ФНС

• ЕРИР и налоги: как маркировка влияет на учёт расходов

• Доходы до 4000 рублей: когда они не облагаются НДФЛ

• Компенсация расходов по кредиту: условия освобождения от НДФЛ и подводные камни

• Материальная выгода от льготных займов работодателя: когда нужно платить НДФЛ

• Сберегательные взносы в НПФ: с 2026 года они облагаются НДФЛ

• Добровольное личное страхование (в т. ч. ДМС): когда страховые взносы не облагаются НДФЛ

• Доплата до среднего заработка при больничном: нужно ли платить НДФЛ

• Оплата медицинских услуг за счёт организации: когда не нужно платить НДФЛ

• Компенсация стоимости путёвок: когда не нужно платить НДФЛ

• Оплата обучения за счёт организации: когда не нужно платить НДФЛ

• Компенсация за использование личного имущества работника: когда не нужно платить НДФЛ

• Оплата проезда до работы: когда не нужно платить НДФЛ

• Бесплатное питание для сотрудников: нужно ли платить с него НДФЛ?

• Нужно ли платить НДФЛ с компенсации за жильё для работников?

• Удержание штрафов ГИБДД из зарплаты водителя: судебная практика и порядок оформления

______________

Важная информация для посетителей сайта

Представленная информация отражает действующее законодательство на момент публикации.

Для принятия значимых решений необходимо проверять актуальность норм на текущий момент.

Наши специалисты готовы предоставить:

• Комплексную юридическую консультацию

• Экспертную оценку ситуации

• Актуальную информацию по налоговым вопросам

• Индивидуальные рекомендации с учетом вашей ситуации

Квалифицированная помощь доступна через:

• Консультации профессиональных юристов

• Услуги опытных налоговых консультантов

• Детальный анализ вашей ситуации

• Подготовку необходимых документов

Рекомендация:

Перед принятием важных решений всегда обращайтесь за профессиональной консультацией для получения актуальной и достоверной информации.

💡 Присоединяйтесь к нашему профессиональному сообществу!

Канал в MAX Корпоративный эксперт

Следите за обновлениями - новые экспертные материалы появляются регулярно!
Подписывайтесь на обновления и будьте в курсе последних юридических трендов.