С 1 сентября 2026 года электронный формат перевозочных документов становится обязательным для широкого круга участников перевозок. Переход на ГИС ЭПД (Государственную информационную систему электронных перевозочных документов) — не просто «цифровизация ради удобства», а юридически значимый процесс: именно в ГИС документу присваивается статус, позволяющий использовать его в правоотношениях и проверках. В этой памятке разберём, кто обязан работать с системой, как устроена передача данных, из чего состоит электронная транспортная накладная и что нужно сделать компаниям, чтобы не нарушить требования.

Кто обязан оформлять электронные перевозочные документы

С 1 сентября 2026 года оформлять перевозочные документы в электронном виде обязаны все участники перевозок, вне зависимости от сферы деятельности. К ним относятся:

• грузоотправители;

• грузополучатели;

• лица, осуществляющие погрузку груза на транспортное средство;

• фрахтователи и фрахтовщики.

В электронный формат переводятся: транспортные накладные, заказы или заявки на перевозку, экспедиторские документы, железнодорожная накладная, грузовая накладная при авиаперевозках, а также путевые листы при перевозках алкоголя. Исключения возможны только в случаях, установленных приказами Минтранса России от 03.04.2026 № 115 и от 01.06.2026 № 262.

Важно: отдельный вход или регистрация в ГИС ЭПД не требуются. Взаимодействие происходит через Оператора ИС ЭПД, включённого в Реестр. При этом заключать дополнительные соглашения с контрагентами не нужно: достаточно подписать соглашение об электронном документообороте с выбранным оператором.

Как документ получает юридическую силу

Электронный перевозочный документ (ЭПД) становится юридически значимым только после попадания в ГИС ЭПД. До этого момента он — черновик или проект.

Процесс выглядит так:

1. Участник перевозки формирует свою часть документа в личном кабинете Оператора ИС ЭПД.

2. Оператор проверяет формат, действительность электронной подписи и корректность данных.

3. После проверки файл передаётся в ГИС ЭПД, где документу присваивается уникальный идентификатор (ID).

4. Только после этого документ считается оформленным и может использоваться как подтверждение факта хозяйственной жизни, основание для расчётов, а также предъявляться контролирующим органам.

Контролирующие органы и участники перевозки могут получить сведения о перевозке на платформе «ГосЛог». Там данные агрегируются в рамках нескольких подсистем:

• Цифровой паспорт перевозки. Содержит данные о маршруте, грузе, участниках и документах. Каждой перевозке присваивается уникальный ID, по которому отслеживается статус и местоположение груза.

• Единая геоинформационная система. Визуализирует данные и обеспечивает прослеживаемость грузов.

• Цифровой профиль участника. Включает сведения об экспедиторах и перевозчиках, поступающие из Реестра экспедиторов и (с 1 марта 2027 года) из Реестра перевозчиков.

Реестры экспедиторов и перевозчиков: что важно знать

Для легитимности деятельности экспедиторы и перевозчики должны быть внесены в соответствующие реестры.

• Реестр экспедиторов. Экспедиторы до начала осуществления транспортно-экспедиционной деятельности обязаны разместить сведения о себе через Единый портал госуслуг (форма по ссылке: https://www.gosuslugi.ru/680221/1/form).

• Реестр перевозчиков. С 1 марта 2027 года перевозчики, использующие автотранспорт категории «N» массой более 3,5 тонн, должны внести сведения о себе и транспортных средствах в Реестр перевозчиков через ЕПГУ. В реестр включаются данные об используемых ТС и договорах, подтверждающих право владения или пользования ими.

Право на осуществление деятельности возникает со дня внесения сведений в реестр и утрачивается со дня исключения. Поэтому перед заключением договора с экспедитором или перевозчиком обязательно проверяйте их статус в реестре.

Из чего состоит электронная транспортная накладная (ЭТрН)

ЭТрН — это набор файлов обмена (титулов), которые последовательно заполняют и подписывают участники перевозки. Формат утверждён приказом ФНС России от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@.

Обязательные титулы

• Титул 1 (Т1) — формирует грузоотправитель. Фиксирует данные о грузе, маршруте, транспортном средстве, водителе, условиях доставки, а также фактические обстоятельства погрузки.

• Титул 2 (Т2) — формирует перевозчик. Подтверждает приём груза, фиксирует дату, время, отметки, возможные оговорки и замечания. Т1 и Т2 — парные файлы: без Т2 титул Т1 не имеет юридической силы.

• Титул 3 (Т3) — оформляет грузополучатель. Отражает приёмку груза, включая частичную приёмку, расхождения или отказ от приёмки.

• Титул 4 (Т4) — формирует перевозчик. Подтверждает выдачу груза получателю, фиксирует фактические обстоятельства сдачи груза. Т3 и Т4 также являются парными: их совокупность подтверждает исполнение договора перевозки.

Опциональные титулы

Используются при изменении условий перевозки или для оформления расчётов:

• Титул 7 — переадресация: замена пункта доставки и/или грузополучателя. Оформляется грузоотправителем и перевозчиком. Применяется также при частичной приёмке груза и возврате непринятой части.

• Титул 8 — замена водителя и/или транспортного средства. Формируется и подписывается перевозчиком.

• Титул 5 — расчёты с грузоотправителем. Формируется перевозчиком после завершения перевозки, содержит сведения о стоимости и порядке расчёта.

• Титул 6 — подтверждение расчётов. Формируется грузоотправителем как подтверждение сведений из Т5.

Пошаговый алгоритм работы с ЭТрН

Рассмотрим типовой процесс на примере перевозки груза:

1. Грузоотправитель формирует Т1. Уполномоченный сотрудник в личном кабинете оператора указывает все необходимые сведения и подписывает титул усиленной квалифицированной или неквалифицированной электронной подписью. После проверки оператором файл попадает в ГИС ЭПД и получает ID.

2. Перевозчик формирует Т2. Водитель сверяет груз с данными Т1, вносит сведения о приёмке, при необходимости оформляет Т7 или Т8. Файл подписывается УКЭП перевозчика (либо ПЭП/УНЭП водителя с последующим подтверждением УКЭП/УНЭП перевозчика). После подписания Т2 документ становится договором перевозки и перевозочным документом. В системе формируется QR‑код, который водитель может предъявить инспектору ГИБДД.

3. Грузополучатель оформляет Т3. Сотрудник грузополучателя проверяет груз, фиксирует приёмку (включая частичную или отказ), подписывает титул УКЭП.

4. Перевозчик оформляет Т4. Водитель дополняет сведения о выдаче груза, перевозчик подписывает титул УКЭП. После этого договор перевозки считается исполненным.

На каждом этапе участники видят в сервисе оператора, на каком этапе находится документ и кто следующий должен его подписать. Это обеспечивает прозрачность и контроль сроков.

Договорные нюансы: перевозка vs экспедиция

Перед переходом на ЭПД важно проверить условия договоров с контрагентами, чтобы правильно определить роль компании в перевозке и набор обязательных документов.

Договор перевозки предполагает, что перевозчик непосредственно доставляет груз от отправителя к получателю и выдаёт его уполномоченному лицу. Перевозчик может использовать собственные или арендованные без экипажа ТС.

Договор транспортной экспедиции шире: экспедитор организует перевозку, может привлекать третьих лиц, разрабатывать маршруты, выполнять таможенные и иные формальности, оказывать дополнительные услуги.

От правильной квалификации договора зависит, какие именно документы и в каком объёме нужно оформлять, а также какие сведения подавать в реестры. Например, экспедитор обязан подать уведомление в Реестр экспедиторов, а перевозчик — в Реестр перевозчиков (с 01.03.2027).

Что нужно сделать для подготовки к работе с ЭПД

Чтобы переход на электронные перевозочные документы прошёл без сбоев, участникам перевозки следует заранее выполнить следующие шаги:

• Заключить соглашение об ЭДО с Оператором ИС ЭПД. Это основа взаимодействия: через оператора происходит формирование, проверка и передача документов в ГИС.

• Обеспечить наличие электронных подписей. Руководителю или ИП нужен сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП). Для сотрудников — КЭП и машиночитаемая доверенность (МЧД).

• Определить ответственных сотрудников. Назначьте лиц, которые будут формировать, проверять и подписывать титулы. Пропишите их полномочия и зоны ответственности в регламенте.

• Настроить доступ к сервису оператора. Предоставьте сотрудникам доступ к личному кабинету, обеспечьте технические средства (планшеты, смартфоны) для работы водителей и других полевых сотрудников.

• Актуализировать внутренние процессы. Определите, какие документы подлежат электронному оформлению в зависимости от типов договоров, и зафиксируйте порядок работы в локальных нормативных актах.

• Проверить договоры с контрагентами. Убедитесь, что в них нет противоречий с требованиями к оформлению ЭПД, а также правильно определена роль вашей компании (перевозчик, экспедитор, грузоотправитель и т. д.).

Практические советы

• Не полагайтесь на «бумагу как резерв». Если документ не попал в ГИС ЭПД, он не имеет юридической силы, даже если есть распечатка.

• Следите за сроками подписания титулов. Промедление одного участника задерживает всю цепочку и может повлиять на расчёты и претензии.

• Используйте QR‑код для оперативных проверок. Он позволяет быстро предоставить инспектору актуальные данные из ГИС ЭПД.

• Проверяйте контрагентов в реестрах. Особенно важно при работе с новыми экспедиторами и перевозчиками.

• Учитывайте исключения. Если ваша ситуация подпадает под случаи, установленные приказами Минтранса, уточните порядок действий у оператора или в разъяснениях регулятора.

Вывод

Работа с ГИС ЭПД — это не просто замена бумажных бланков на электронные файлы, а новый формат взаимодействия всех участников перевозки. Юридическая значимость документа возникает только после регистрации в ГИС и присвоения ID. Успешная работа с системой требует чёткой организации внутренних процессов, наличия электронных подписей и машиночитаемых доверенностей, а также понимания различий между договорами перевозки и экспедиции. Своевременная подготовка позволит избежать штрафов, задержек и споров с контрагентами и контролирующими органами.

📌 Полезные статьи

• Лизинговые платежи: как учесть в налогах и избежать расхождений с бухучётом

• Плательщики транспортного налога по транспортному средству, находящемуся в лизинге

• Восстановление основных средств в бухгалтерском учете

• Удержание штрафов ГИБДД из зарплаты водителя: судебная практика и порядок оформления

• Путевой лист: назначение, кто обязан оформлять и особенности для аренды

• Как заполнять путевые листы в 2025 году

• Требуется ли ТТН при доставке товара собственным транспортом?

• Важные изменения в транспортной сфере: что нужно знать с 1 сентября 2025 года

• Возвратный лизинг: суть, особенности и правовые нюансы

______________

Важная информация для посетителей сайта

Представленная информация отражает действующее законодательство на момент публикации.

Для принятия значимых решений необходимо проверять актуальность норм на текущий момент.

Наши специалисты готовы предоставить:

• Комплексную юридическую консультацию

• Экспертную оценку ситуации

• Актуальную информацию по налоговым вопросам

• Индивидуальные рекомендации с учетом вашей ситуации

Квалифицированная помощь доступна через:

• Консультации профессиональных юристов

• Услуги опытных налоговых консультантов

• Детальный анализ вашей ситуации

• Подготовку необходимых документов

Рекомендация:

Перед принятием важных решений всегда обращайтесь за профессиональной консультацией для получения актуальной и достоверной информации.

💡 Присоединяйтесь к нашему профессиональному сообществу!

Канал в MAX Корпоративный эксперт

Следите за обновлениями - новые экспертные материалы появляются регулярно!
Подписывайтесь на обновления и будьте в курсе последних юридических трендов.