14 мая 2026

Товарная накладная, когда покупатель и грузополучатель — разные лица: как заполнить правильно

Форма товарной накладной № ТОРГ-12 и Указания по её применению утверждены постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132. Накладная применяется для оформления продажи товарно-материальных ценностей сторонней организации и составляется в двух экземплярах: первый остаётся у продавца как основание для списания ценностей, второй передаётся покупателю как основание для оприходования.

Важно понимать: обязательного применения унифицированной формы ТОРГ-12 закон не требует. Статья 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ устанавливает лишь перечень обязательных реквизитов первичного учётного документа, а хозяйствующие субъекты самостоятельны в выборе форм. Можно использовать собственную форму, разработанную на основе ТОРГ-12, или универсальный передаточный документ (УПД), рекомендованный ФНС России в письме от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Однако далее речь пойдёт именно о ТОРГ-12, поскольку большинство компаний используют её или производную форму — и всё сказанное в равной мере применимо к любой аналогичной форме, включая УПД в товарной части.

Кто подписывает накладную

Товарная накладная подписывается с двух сторон.

Со стороны грузоотправителя (продавца):

лицо, разрешившее отпуск груза;
лицо, отпустившее груз;
главный (старший) бухгалтер.

Со стороны грузополучателя:

лицо, принявшее груз. Если груз принимает не руководитель организации, в поле «По доверенности №» указываются реквизиты доверенности, выданной уполномоченному лицу.

Ни один нормативный документ, включая Указания Госкомстата, не разъясняет детально порядок заполнения реквизитов ТОРГ-12. Поэтому на практике сложились правила, основанные на требованиях закона о бухгалтерском учёте, разъяснениях ведомств и судебной практике.

Нумерация и дата

Законодательство не устанавливает требований к нумерации первичных учётных документов. Номер документа вообще не является обязательным реквизитом (ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Нумерация может быть произвольной — с использованием букв и символов или без них, сквозной или раздельной по периодам.

Датой составления накладной является дата фактического отпуска товара. Документ заполняется сотрудником организации-продавца, ответственным за учёт товаров.

Грузоотправитель и грузополучатель: ключевые правила

По мнению ФНС России, даже обязательность заполнения поля «Грузоотправитель и его адрес» определяется лицом, оформляющим ТОРГ-12, самостоятельно — исходя из фактических обстоятельств (письмо от 25.11.2014 № ЕД-4-15/24227@).

Однако важно помнить: сведения о грузоотправителе из товарной накладной служат исходными данными для заполнения строки 3 счёта-фактуры. Минфин России неоднократно обращал на это внимание (письма от 06.02.2018 № 03-07-14/6704, от 21.07.2017 № 03-07-09/46548, от 15.09.2014 № 03-07-РЗ/46026). Данные первичных документов должны соответствовать фактическим обстоятельствам (постановления Президиума ВАС РФ от 18.10.2005 № 4047/05, Двадцатого ААС от 11.02.2013 № 20АП-84/13).

Минфин России в письме от 10.08.2005 № 03-04-11/202 разъяснил: под грузоотправителем (грузополучателем) следует понимать организацию (её структурное подразделение) или ИП, со склада (на склад) которых осуществляется фактическая отгрузка (приёмка) товаров — независимо от вида транспорта.

Если покупатель и грузополучатель — разные лица

В практике часто встречается ситуация, когда товар по договору оплачивает один контрагент (покупатель), а фактически принимает груз — другой (грузополучатель). Продавец и грузоотправитель тоже могут не совпадать — это нормально и вытекает из условий договоров (постановления Девятнадцатого ААС от 23.04.2015 № 19АП-1110/15, от 29.04.2014 № 19АП-642/14, АС Московского округа от 26.04.2016 № Ф05-4847/16).

Согласно пункту 5 статьи 2 Устава автомобильного транспорта (ФЗ от 08.11.2007 № 259-ФЗ), грузополучатель — это физическое или юридическое лицо, управомоченное на получение груза.

Суды подтверждают: право подписи товарной накладной по форме ТОРГ-12 имеют именно грузоотправитель и грузополучатель, а не поставщик и покупатель как таковые. Этими лицами являются первоначальный продавец и конечный получатель товара (постановление Двадцатого ААС от 11.02.2013 № 20АП-84/13). Аналогичная позиция — в постановлениях Третьего ААС от 17.07.2015 № 03АП-3065/15 и от 16.11.2012 № 03АП-3532/12: именно грузоотправитель и грузополучатель, а не поставщик и покупатель, расписываются в накладной в отпуске и приёмке груза.

Как заполнять поля

«Грузополучатель» — указываются наименование, адрес и реквизиты лица, фактически получающего товар согласно договору. Этим же лицом заполняется строка «Груз получил грузополучатель» и ставится дата приёмки. Подпись покупателя в накладной в этом случае не нужна.
«Плательщик» — указываются реквизиты покупателя, который оплачивает товар по договору. Это лицо может не совпадать с грузополучателем.
«Поставщик» — реквизиты организации-продавца.
«Грузоотправитель» — реквизиты организации, со склада которой фактически отгружается товар. Если поставка осуществляется со склада поставщика, данные совпадают со строкой «Поставщик».

Все остальные реквизиты заполняются в обычном порядке.

Особенности заполнения поля «Основание»

Условия и порядок заполнения отдельных полей ТОРГ-12 могут закрепляться в договоре. Если договор требует указывать в поле «Основание» номер и дату договора, а в накладной вместо этого указан номер и дата заказа — такой документ считается заполненным неверно. Всегда сверяйтесь с условиями заключённого договора.

Если плательщик — филиал

Если товар оплачивает филиал организации, не являющийся юридическим лицом, но имеющий отдельный баланс и расчётный счёт, в строке «Плательщик» можно указать наименование филиала. Также допустимо указать одновременно наименование головной организации и филиала. Чтобы избежать споров с контрагентами и проверяющими органами, целесообразно заранее оговорить в договоре, что плательщиком выступает именно филиал.

Транзитная поставка: две накладные

В транзитной торговле участвуют три стороны: поставщик, транзитный продавец и конечный покупатель. Товар поставляется одновременно по двум договорам, и оформляются две товарные накладные — по два экземпляра каждой.

Первая накладная (от поставщика — транзитному продавцу)

Оформляется поставщиком во исполнение договора с транзитным продавцом. Номер и дата этого договора указываются в строке «Основание».

В строке «Груз получил грузополучатель» подпись ставить необязательно, так как транзитный продавец хотя и является покупателем по договору, груз проходит через него транзитом и фактическим получателем выступает конечный покупатель, у которого нет договорных отношений с поставщиком. В строках «Груз принял» и «Груз получил грузополучатель» можно написать «Транзит» или поставить прочерк. В строке «Отпуск груза произвёл» расписывается ответственное лицо поставщика.

Вторая накладная (от транзитного продавца — конечному покупателю)

Оформляется транзитным продавцом по договору с конечным покупателем. Номер и дата этого договора — в строке «Основание».

В строке «Отпуск груза произвёл» подпись не заполняется — поскольку отпуск произвёл поставщик, а не транзитный продавец. В строке «Груз получил грузополучатель» подпись ставит ответственное лицо конечного покупателя. Обязанность покупателя по возврату оригинала накладной желательно предусмотреть в договоре поставки.

Транспортные документы при транзитной поставке

При транзитной торговле товарная накладная (или УПД), оформляемая транзитным продавцом в адрес покупателя, выполняет лишь две функции: подтверждение исполнения обязательства по поставке и расчётного документа для оплаты. Подтверждением реального перемещения товара служат транспортные документы — транспортная накладная или товарно-транспортная накладная (постановления ФАС Центрального округа от 22.11.2012 № Ф10-3336/11, ФАС Восточно-Сибирского округа от 25.01.2011 по делу № А74-1670/2010; письма Минфина России от 02.09.2011 № 03-03-06/1/540, от 17.08.2011 № 03-03-06/1/500).

Именно поэтому каждому участнику транзитной поставки важно иметь свой экземпляр транспортной накладной — без неё реальность хозяйственной операции может быть поставлена под сомнение.

Вывод

Когда покупатель и грузополучатель — разные лица, ключевым правилом заполнения ТОРГ-12 является разделение ролей: в строке «Грузополучатель» указывается фактический получатель товара (он же ставит подпись в приёмке), а в строке «Плательщик» — покупатель по договору. Подпись покупателя в накладной не требуется. При транзитной поставке оформляются две накладные по двум договорам, а реальность перемещения товара дополнительно подтверждается транспортными документами. Все реквизиты должны соответствовать условиям заключённых договоров и фактическим обстоятельствам хозяйственной операции.

📌 Полезные статьи

______________

Важная информация для посетителей сайта

Представленная информация отражает действующее законодательство на момент публикации.

Для принятия значимых решений необходимо проверять актуальность норм на текущий момент.

Наши специалисты готовы предоставить:

Комплексную юридическую консультацию
Экспертную оценку ситуации
Актуальную информацию по налоговым вопросам
Индивидуальные рекомендации с учетом вашей ситуации

Квалифицированная помощь доступна через:

Консультации профессиональных юристов
Услуги опытных налоговых консультантов
Детальный анализ вашей ситуации
Подготовку необходимых документов

Рекомендация:

Перед принятием важных решений всегда обращайтесь за профессиональной консультацией для получения актуальной и достоверной информации.

💡 Присоединяйтесь к нашему профессиональному сообществу!

Канал в MAX Корпоративный эксперт

Следите за обновлениями - новые экспертные материалы появляются регулярно!
Подписывайтесь на обновления и будьте в курсе последних юридических трендов.