Удерживать ли НДФЛ с невозвращённых подотчётных сумм?

Объект налогообложения по НДФЛ — экономическая выгода в денежной или натуральной форме (ст. 209, 41 НК РФ). Подотчётные средства изначально не считаются доходом работника: они не переходят в его собственность, а должны быть израсходованы на нужды организации и подтверждены документами (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210‑У).

Когда НДФЛ не удерживается

Подотчётные суммы не образуют налогооблагаемого дохода, если:

• работник представил авансовый отчёт с подтверждающими документами в установленный срок;

• расходы документально подтверждены и связаны с деятельностью организации;

• неизрасходованные средства возвращены в кассу.

Обоснование:

• деньги под отчёт остаются собственностью организации;

• работник лишь временно распоряжается средствами для выполнения служебных задач;

• экономическая выгода отсутствует, пока средства используются по назначению.

Это подтверждается позицией Минфина (письмо от 13.11.2019 № 03-04-06/87518) и судебной практикой (Постановление Президиума ВАС РФ от 03.02.2009 № 11714/08).

Когда возникает обязанность удержать НДФЛ

НДФЛ нужно удержать, если подотчётные суммы:

• использованы в личных целях;

• не возвращены в установленный срок;

• не подтверждены оправдательными документами;

• подтверждены документами с нарушениями, не позволяющими признать расходы.

Позиция контролирующих органов:

• Минфин (письма от 14.08.2025 № 03-03-06/1/79115, от 16.12.2019 № 03-04-06/98341) и ФНС (информация от 17.02.2020) считают, что в этих случаях у работника возникает доход, облагаемый НДФЛ;

• ФНС в информации от 20.07.2017 указывает, что невключение таких сумм в доход физлица — нарушение для налоговых агентов (п. 1 ст. 210, подп. 1 п. 2 ст. 211, п. 1 ст. 226 НК РФ).

Действия работодателя при невозврате подотчётных сумм

1. Попытка удержания из зарплаты (ст. 137 ТК РФ):

   • срок — не позднее 1 месяца после окончания установленного срока сдачи отчёта;

   • требуется согласие работника (если он не оспаривает основания и размер удержания).

2. Взыскание через суд (ст. 248 ТК РФ) — если удержать из зарплаты невозможно.

3. Удержание НДФЛ — если установлено, что средства не использованы по назначению и не возвращены.

Судебная практика: противоречивые подходы

Позиция 1. Подотчётные суммы не являются доходом, пока не доказано обратное

Аргументы:

• до утверждения авансового отчёта деньги — задолженность работника перед организацией (Постановление Президиума ВАС РФ № 11714/08);

• отсутствие документов само по себе не доказывает личную выгоду работника;

• если расходы фактически понесены и ТМЦ оприходованы, дохода нет (постановления ФАС Поволжского округа от 01.04.2013 № Ф06-1412/13, ФАС Северо-Западного округа от 02.08.2012 № Ф07-2510/12).

Позиция 2. Невозвращённые суммы — доход работника

Аргументы:

• при отсутствии документов или их недостоверности средства считаются доходом (постановления АС Уральского округа от 11.01.2023 № Ф09-9642/22, ФАС Поволжского округа от 22.09.2009 № А55-1433/2009);

• если организация не может подтвердить целевое расходование, суммы включаются в налоговую базу (Определение ВС РФ от 03.02.2020 № 310-ЭС19-28047);

• невозвращённые средства также могут облагаться страховыми взносами (постановление АС Северо-Западного округа от 15.10.2020 № Ф07-11092/20).

Особый случай: срок исковой давности

Некоторые суды считают, что доход возникает только после истечения срока исковой давности (3 года), если организация не взыскала долг (постановления Четвёртого ААС от 25.03.2015 № 04АП-726/15, ФАС Поволжского округа от 01.04.2013 № А55-15647/2012).

Пошаговый алгоритм для работодателя

1. Проверить авансовый отчёт:

   • сроки сдачи;

   • полноту и достоверность документов;

   • соответствие расходов целям организации.

2. Принять меры по возврату:

   • предложить работнику вернуть неизрасходованные суммы;

   • при согласии — удержать из зарплаты (в месячный срок);

   • при несогласии — направить претензию;

   • при отказе — подать иск в суд.

3. Определить необходимость удержания НДФЛ:

   • если расходы подтверждены — НДФЛ не удерживается;

   • если документы отсутствуют или недостоверны, а возврат невозможен — включить сумму в доход работника и удержать НДФЛ.

4. Отразить в учёте:

   • зафиксировать доход в регистрах по НДФЛ;

   • удержать налог при ближайшей выплате дохода работнику;

   • отразить операцию в 6‑НДФЛ.

Рекомендации работодателям

Чтобы минимизировать риски споров с ФНС:

1. Чётко регламентируйте порядок выдачи и отчётности по подотчётным суммам (локальный акт).

2. Устанавливайте разумные сроки сдачи авансовых отчётов.

3. Проверяйте документы на соответствие требованиям законодательства.

4. Фиксируйте все этапы взаимодействия с работником (претензии, уведомления).

5. При отсутствии документов и невозможности возврата — удерживайте НДФЛ и отражайте суммы в отчётности.

6. Следите за актуальной судебной практикой и разъяснениями Минфина/ФНС.

Вывод

Удерживать НДФЛ с невозвращённых подотчётных сумм нужно только при наличии оснований считать эти средства доходом работника — то есть если:

• они использованы в личных целях;

• отсутствуют документы, подтверждающие целевое расходование;

• организация приняла все меры по взысканию долга, но они не дали результата.

Если расходы подтверждены (даже с нарушениями оформления) и ТМЦ приняты на учёт, доход не возникает. В спорных ситуациях решающее значение имеет судебная практика, которая остаётся противоречивой — поэтому важно грамотно оформлять документы и действовать в соответствии с позицией контролирующих органов.

📌 Полезные статьи

• Порядок выдачи и оплаты больничного листа работника в 2026 году

• Увольнение временного работника после перевода на другую должность: когда оно может быть оспорено

• Обязательные медицинские осмотры работников: разъяснение норм трудового законодательства

• Отчитались о заключении договора ГПХ на следующий день, а работы были выполнены раньше: как избежать штрафа

• Аренда транспортного средства у сотрудника: как оформить правильно и избежать рисков

• Ответы на актуальные вопросы по суммированному учёту рабочего времени

• Правовые аспекты вахтового режима: разбор актуальных вопросов о графике работы, ночных сменах и компенсационных выплатах

• Особенности вахтового режима: применимо ли его определение к ситуации, когда работники из других субъектов РФ трудятся в месте расположения организации? Какие гарантии им положены?

• Получение пособия по безработице: полный разбор процедуры

• МВД требует командировочное удостоверение у иностранного работника: законно ли это? Разбор реального кейса 2025 год

• Ответственность иностранного работника за несвоевременное предоставление трудового договора после получения патента

• Прием на работу иностранного гражданина из визовой страны, имеющего разрешение на временное проживание (РВП)

______________

Важная информация для посетителей сайта

Представленная информация отражает действующее законодательство на момент публикации.

Для принятия значимых решений необходимо проверять актуальность норм на текущий момент.

Наши специалисты готовы предоставить:

• Комплексную юридическую консультацию

• Экспертную оценку ситуации

• Актуальную информацию по налоговым вопросам

• Индивидуальные рекомендации с учетом вашей ситуации

Квалифицированная помощь доступна через:

• Консультации профессиональных юристов

• Услуги опытных налоговых консультантов

• Детальный анализ вашей ситуации

• Подготовку необходимых документов

Рекомендация:

Перед принятием важных решений всегда обращайтесь за профессиональной консультацией для получения актуальной и достоверной информации.